Proces přípravy dokumentů se dá rozdělit do několika fází. První fází je vytváření a editování dokumentu. V této fázi autor píše vlastní text a do jeho činnosti zpravidla zasahují i další lidé, jako je editor nebo korektor, případně nadřízený jež obsah dokumentu schvaluje. Další fáze je je fází publikační. V této fází probíhá generování výstupních formátů a jejich ukládání na příslušná média. proces generování se maximálně automatizuje, což přináší úspory času a financí. Následnou fází je fáze uchovávání dokumentů v nějaké databázi a jejich zpětné vyhledávání. Poslední fází života dokumentu je fáze skartace.
Je jasné, že k napsaným dokumentům se často vracíme za účelem jejich doplňování a opravování. Fáze tvorby dokumentu a fáze publikační se tedy opakují. Proto je velmi vhodné před započetím tvorby samotného dokumentu zvolit jeho správný zdrojový formát a tento formát vhodně strukturovat.
každou kapitolu umístíme do samostatného souboru
obrázky a další multimédia umístíme do samostatného adresáře, pokud jich je velké množství můžeme je dále strukturovat do podadresářů
pokud v dokumentu používáme výpisy zdrojových kódů je vhodné je načítat z externích souborů - výrazně nám to usnadní jejich opětovné vkládání pokud v nich nastane změna a zajistíme tím soulad mezi odladěnými programy a jejich výpisem v dokumentu
složitější strukturu dokumentu je vhodné komentovat případně vhodně odsazovat v jejich zdrojovém souboru
a poslední důležitá věc - často zálohujeme. Nic nemrzí více než ztracená několikahodinová práce v důsledku poškození či ztráty souboru.
Před započetím práce na dokumentu také zvažujeme, jaké z budeme potřebovat generovat výstupní formáty.