VYSOKÁ ŠKOLA BÁŇSKÁ - TECHNICKÁ UNIVERZITA OSTRAVA

Textový procesor Word

Upravené učební texty pro distanční vyučování

 

doc. Dr. Vladimír Homola, Ph.D.
Ing. Jarmila Drozdová, Ph.D.

Ostrava duben 2021

 

K publikaci ISBN 978-80-248-4145-8
© VŠB-TU Ostrava 2018-2021

Cíle a předpoklady

Cílem je příprava posluchačů na tvorbu kvalitního dokumentu (např. ročníkové, diplomové a jiné práce, odborné články apod.) postupem obvyklým v DTP systémech. Výsledný dokument bude obsahovat řadu konstrukcí - zvláště těch, které jsou automaticky aktualizovány. Jde zejména o různé seznamy, odkazy, poznámky pod čarou apod. Rovněž je předvedena práce s rámy, s vícesloupcovou sazbou a další funkčností DTP systémů. U mnoha vlastností je komentována analogie s DTP systémy přeci jen o třídu kvalitnějších, než je program Word. Učební texty prakticky cvičí a metodicky cílí k dokumentu, jehož finální podoba je jako PDF soubor RADYNET.PDF ke stažení zde. Pro distanční vyučování byla přidána kapitola o tzv. Hromadné korespondenci - odkaz na finální podobu výsledku hromadné korespondence je v úvodu této kapitoly.

U posluchačů se předpokládá středoškolská znalost základních pracovních postupů, jako je zápis textu a jeho oprava, označování částí textu, změna základních atributů písma a odstavců, vkládání prázdných tabulek daného rozměru, obrázku z daného souboru apod.

V těchto učebních textech je hojně používána původní anglická terminologie a je snahou autorů ji poměrně důsledně uvádět. Usnadní to jak přechody z a do jiných DTP systémů, stejně tak hledání v jiných zdrojích informací - to vše je dnes přístupné převážně v angličtině (ať už oxfordské nebo americké).

Přípravné činnosti, obecné informace

Organizační

Cvičné soubory

Poznámka: Převážná část těchto skript (po pravdě všechno kromě kapitoly Hromadná korespondence) se týká předvádění vyložené látky na jediném tématu. Nyní uváděné soubory se týkají právě této většinové části. Soubory pro hromadnou korespondenci jsou uvedeny v textu stejnojmenné kapitoly.

Pro výuku nosného tématu jsou připraveny soubory a) typu dokument a b) typu obrázky. Posluchači si je před vlastním obsahem výuky stáhnou - např. do DOKUMENT-ů, na plochu ap. podle výukového prostředí. V případě učebny J-409, areál VŠB-TU Ostrava, mohou mít soubory k disposici ve vzácných okamžicích povolené přítomnosti ihned po přihlášení jako uživatel Student v dokumentech svého profilu v adresáři WORD. Jde o následující soubory resp. adresy:

Dokumenty

Především se cvičí na "holém" textu nějakého článku, rešerše apod. Ten je připraven jako soubor RADYNE.DOCX zde ke stažení. Simuluje to reálnou situaci, kdy na začátku autor publikace sedne, spustí program a píše a píše a píše, dokud má myšlenku - vzácný to okamžik J ; nezdržuje se úpravou, formátováním ani ničím jiným - políbení múzou nemívá dlouhodobé účinky.

Výsledkem úpravy tohoto počátečního cvičného dokumentu postupy dle následujícího textu je kompletně naformátovaný dokument RADYNET.DOCX zde ke stažení.

Obrázky

Předem připravené dva obrázky budou vkládány do dokumentu standardními nástroji. Jsou připraveny jako soubory RADYNE1M.JPG a RADYNE3M.JPG. I tyto soubory si před použitím posluchači stáhnou do svého prostředí.

Konvence

Ve skriptech jsou popisovány postupy v prostředí programu Word, většinou edice Microsoft Office 2010. Tomu odpovídá i terminologie:

 

Dokument otevřený v prostředí programu Word 2010

Hlavní karty - dříve Hlavní menu, zde aktivní hlavní karta Reference Skupina příkazů - zde skupina příkazů Poznámky pod čarou Pravítko Příkaz - zde příkaz Vložit vysvětlivku Tlačítko pro Nástroje skupiny

 

Použití edice Office verze 2010 není omezující. Ve vyšších verzích je zachována logika, úpravy prostředí jsou pak víceméně kosmetické. Svědčí o tom např. následující obrázek:

 

Dokument otevřený v prostředí programu Word 2016

Hlavní karty - dříve Hlavní menu, zde aktivní hlavní karta Reference Skupina příkazů - zde skupina příkazů Poznámky pod čarou Pravítko Příkaz - zde příkaz Vložit vysvětlivku Tlačítko pro Nástroje skupiny

 

Ovládací prvek z bodu e. předchozího seznamu bude v textu zobrazováno symbolem . Pro další ovládací prvky je použita standardní terminologie resp. zobrazení (tlačítko, zaškrtávací pole resp. , rozvíjecí seznam aj.).

Pro vyznačení posloupnosti aktivací návazných ovládacích prvků je použit zápis

Hlavní karta / Skupina příkazů / Příkaz

Značí tedy zápis

Reference / Poznámky pod čarou / Vložit vysvětlivku

(viz situaci na předchozím obrázku) požadavek na aktivaci hlavní karty Reference, tam vyhledání skupiny Poznámky pod čarou, a v ní použít příkaz Vložit vysvětlivku.

Výjimkou je položka Soubor hlavního menu, kde na druhém místě je uvedena položka levého panelu a na třetím místě skupina parametrů.

Některé příkazy ve skupině mají pod ikonou nebo vedle textu ještě tlačítko . Pokud to nevyplyne z kontextu, bude výslovně řečeno, zda se má stisknout ikona nebo toto tlačítko pod (vedle) ní.

Tento styl textu je ve článku použit pro pokyny čtenáři při práci se cvičným dokumentem, případně pro popis objektů a činností týkající se výhradně cvičného dokumentu.

Nastavení prostředí

Pokud nebude řečeno jinak, předpokládá se od tohoto okamžiku práce v prostředí programu Word s otevřeným dokumentem RADYNE.DOCX.

Zobrazení informačních značek

Při práci na dokumentu je zapotřebí vidět co nejvíce informací o jeho struktuře, obsahu, rozložení atd. Jde o takové vizuální informace, které nebudou tisknuty (!), ale pomáhají autorovi v sestavení dokumentu (zvláště v pokročilých úlohách rozložení), nastavení vlastností a ve zefektivnění činností obecně.

Soubor / Možnosti / Zobrazení / Vždy zobrazit tyto značky formátování

V této skupině se zaškrtne jen  Zobrazit všechny značky formátování. Při přípravě dokumentu pak budou zobrazeny všechny značky (i ty nezaškrtnuté). Pokud by bylo třeba při práci na dokumentu na chvíli značky skrýt, poslouží k tomu tlačítko s typografickou značkou konce odstavce (angl. Paragraph)  s popisem Zobrazit vše.

Soubor / Možnosti / Upřesnit / Zobrazit obsah dokumentu

V této skupině se navíc zaškrtne  Zobrazit záložky a dále  Zobrazit hranice textu.

Zobrazení posuvníků a pravítek

Soubor / Možnosti / Upřesnit / Zobrazení

V této skupině se navíc zaškrtne  Zobrazit vodorovný posuvník,   Zobrazit svislý posuvník, a dále  Zobrazit svislé pravítko v zobrazení Rozložení při tisku.

Zobrazení / Zobrazit

V této skupině se zaškrtne  Pravítko.

Zobrazení panelu stylů

Domů / Styly

V této skupině se stiskne tlačítko nástrojů skupiny v pravém dolním rohu , čímž se zobrazí panel stylů. Tento panel je vhodné - pokud už není - ukotvit na pravý okraj okna aplikace Word.

Dále se stiskne odkaz Možnosti ... v pravém dolním rohu panelu. V následně zobrazeném formuláři se z rozvíjecího seznamu Vyberte styly, které chcete zobrazit vybere položka Všechny styly. Z dalšího rozvíjecího seznamu Vyberte způsob řazení seznamu se vybere položka Abecední.

Zobrazení dalších příkazů

S otevřeným dokumentem je možno provádět řadu činností. Těch je však tolik, že program Word (zvláště po zavedení zmatených, nepřehledných a nelogicky uspořádaných tzv. karet) nemá absolutně šanci je ve svém prostředí všechny nabídnout. Autoři programu Word měli alespoň tolik slušnosti, že ponechali uživatelům možnost si doplnit karty a panely nástrojů o příkazy pro vyvolání těch činností, které nutně potřebují a v kartách nejsou (je jich přes 700).

To se týká zvláště příkazu pro vložení jednoho z nejdůležitějších typografických nástrojů pro rozmísťování částí dokumentu - rámu (angl. frame), v terminologii počeštěného Wordu nazývaného zdrobněle rámeček. Zde pozor! Např. v nápovědě k Wordu se pod pojmem rámeček rozumí to, co je v prostředí Wordu označováno jako ohraničení, zatímco pojem rám (nebo alespoň rámeček ve smyslu typografického rámu) v nápovědě vůbec není.

Vložení příkazového tlačítka pro vytvoření nového rámu do Panelu nástrojů Rychlý přístup se provede takto:

Soubor / Možnosti / Panel nástrojů Rychlý přístup

Tam se nejprve z rozvíjecího seznamu Zvolit příkazy z zvolí Všechny příkazy. Pak se v (abecedně seřazeném) levém seznamu vyhledá a označí položka Vložit vodorovný rámeček (pozor: nikoliv položka označená jen Vložit rámeček!) a tlačítkem    se přidá do pravého seznamu.

Použití stylů

Styly obecně

Základním elementem textu je v DTP systémech Odstavec, angl. Paragraph. Pojmem Styl (angl. Style) je pak označena pojmenovaná množina atributů odstavce (tj. např. font, velikost, zarovnání, odsazení apod.). Primární úlohou autora dokumentu při jeho grafické úpravě je přidělovat jednotlivým odstavcům dokumentu konkrétní styly. Určuje tím tedy, jakým fontem, jakou velikostí budou zobrazeny znaky toho kterého odstavce, jak bude ten který odstavec zarovnán, odsazen apod.

Ideou stylů je pomoc autorovi při udržování vzhledu dokumentu a jeho jednotlivých částí v jednotné podobě. Změní-li autor nějaké atributy nějakého stylu (pozor: stylu, ne odstavce!), změní se ihned zobrazení všech odstavců, kterým byl tento styl přiřazen.

Jmen stylů využívá program Word pro některé automatizované činnosti. Tyto činnosti se pak vykonávají na odstavcích, kterým byl přidělen styl daného jména. Typickým příkladem jsou např. styly Nadpis 1 a další, využívané při automatické tvorbě obsahu (viz dále).

Autoři programu Word zvolili koncepci předdefinované množiny stylů s jedním implicitním stylem, který pojmenovali Normální. Ten se použije např. při založení nového dokumentu jako aktivní styl (tedy pokud uživatel začne ihned po vytvoření nového dokumentu do něj psát text prvního svého odstavce, bude formátovaný stylem Normální). Dále autoři programu Word mají ve své koncepci možnost vytvářet hierarchický strom stylů. Změní-li se nějaký atribut stylu X, změní se i ve všech stylech ve větvi ze stylu X vycházející. K označení používají formulace "Styl Y je založený na stylu X". Připouští ovšem, aby nějaký styl nebyl založený na žádném stylu.

Jednou z definovaných vlastností stylu je Styl následujícího odstavce. Nechť má styl Y jako styl následujícího odstavce uveden Z. Pak ukončí-li autor dokumentu zápis textu odstavce stylu Y stisknutím Enter (= vloží další nový prázdný odstavec), pak tomuto novému odstavci bude přidělen styl Z. Tento styl může samozřejmě posléze autor dokumentu tomuto odstavci podle své úvahy změnit.

Autoři programu Word připravili přes 260 předdefinovaných stylů. Kromě stylů předvyplnili pro každou činnost zajišťovanou programem (a vyžádanou autorem dokumentu) většinu volitelných parametrů. Příkladem může být vložení obsahu. Při vyžádání takové činnosti je autorovi dokumentu předložen formulář, kde jsou nabízena předvyplněná parametrická pole. Mnohými takovými parametry jsou právě názvy stylů. Řečeno opačně: některé styly autoři programu Word použili jako implicitní styly pro konkrétní činnosti v konkrétním významu. Proto se autorovi dokumentu, který není detailně obeznámený s mechanismem stylů, nedoporučuje tato implicitní nastavení měnit.

V následujících odstavcích jsou cíle a popisy pojmů doprovázeny poukazem na ekvivalentní činnosti ve cvičném dokumentu, proto viz odst. Cvičné soubory shora.

Úprava stylu

Atributy, které styl přiděluje odstavcům, lze kdykoliv změnit. V panelu stylů (jeho zobrazení viz výše) se nalezne styl, který se má upravit. Po umístění kurzoru myši na něj se položka změní na rozvíjecí seznam. Z rozvinutého seznamu se volí Změnit ... a tím se zobrazí formulář Úprava stylu. V něm jsou nejčastěji měněné atributy uvedeny přímo, úplně všechny jsou pak dostupné použitím tlačítka    vlevo dole.

Nejčastěji měněnými atributy jsou detailní atributy odstavce. Formulář pro jejich změnu je předložen po volbě Formát odstavce. Nastavení v záložce Odsazení a mezery jsou celkem jasná, proto podrobněji jen záložka Tok textu:

Tok textu odstavců

Cíl: Nastavení chování odstavců v souvislosti s přechody na novou stránku

Často lze pozorovat (např. po vytvoření seznamu s odrážkami analogicky předchozímu popisu) poměrně rušivou věc: první odstavec seznamu už byl přesunut na následující stránku, zatímco text běžného předchozího odstavce zůstal osamocený dole na předchozí stránce, i když z kontextu ho lze považovat jakoby za úvodní text k seznamu. Toto chování lze měnit nastavením vlastností jak jednotlivým odstavcům, tak i konkrétním stylům. Zmíněnému odstavci je možno nastavit vlastnosti Kontrola osamocených řádků, Svázat s následujícím a Svázat řádky (viz dále).

Nastavení se provádí v záložce Tok textu formuláře Odstavec, který se zobrazí

Domů / Odstavec /

pro konkrétní vybraný jeden nebo více odstavců, nebo

panel Styly / konkrétní styl / Změnit / tlačítko  vlevo dole / Odstavec ...

pro konkrétní styl. Nastavení se provádí pomocí zaškrtávacích polí . V dalším bude popsáno chování textu toho odstavce XY, pro který se daná vlastnost nastavuje - a to v tom případě, že takový odstavec nebo jeho část je (nebo měl by být) posledním odstavcem na stránce.

Kontrola osamocených řádků

Termínem Osamocený řádek je označen první řádek takového odstavce, z něhož se na zbytek stránky vejde právě jen první řádek (a ostatní už jsou na stránce následující - případ A), nebo poslední řádek takového odstavce, jenž se ještě na konec stránky vejde celý - až právě na poslední řádek (ten už je na straně následující - případ B). Nastavením požadavku na kontrolu osamocených řádků se zmíněné případy řeší následovně:

• Případ A: Rovněž první řádek odstavce už bude přesunut na následující stránku.
• Případ B: Na následující stránku bude přesunut nejen poslední, ale i předposlední řádek odstavce (pokud na předchozí stránce zbydou alespoň dva řádky).

Poznámka 1: Kvalitnější DTP systémy umožňují - dle běžné typografické praxe - nastavit počet řádků, které jsou považovány za osamocené (Word jen jeden), a dokonce tento počet rozlišují v pozici konce stránky (orphan, sirotek) a začátku stránky (widow, vdova) samostatně.

Poznámka 2: Po přesunu řádků nebo odstavců shora popsaným mechanismem zůstane na konci stránky větší či menší prázdný prostor. Kvalitní DTP systémy dovedou automaticky provádět tzv. vertikální kerning - proporcionální rozšíření vzdáleností mezi řádky stránky tak, aby poslední řádek končil skutečně na konci textové plochy stránky a ne "někde ve vzduchu".  Analogicky jsou schopny pracovat v případě vícesloupcové sazby vzhledem k ploše jednotlivých sloupců. To je u programu Word samozřejmě nepředstavitelné.

Svázat s následujícím

Rozumí se tím Svázat s následujícím odstavcem. Pokud je požadavek nastaven, pak tento odstavec a následující odstavec budou umístěny na stejné stránce. Nemusí tam však být umístěny v celém rozsahu - to závisí na dalších požadavcích (může být např. celý tento a polovina následujícího odstavce na konci jedné a zbývající polovina následujícího odstavce na druhé stránce).

Tento požadavek mají nastaven především odstavce používané jako nadpisy kapitol, pod-kapitol ap. Bylo by nelogické, aby nadpis kapitoly byl na konci jedné stránky, ale celý zbytek kapitoly začínal až na stránce následující.

Svázat řádky

Nastavení požadavku zajistí, že odstavec nebude rozdělen mezi dvě stránky: pokud se celý nevejde na konec jedné stránky, bude celý přesunut na stránku následující. Také tento požadavek se nastavuje především pro odstavce používané jako nadpisy kapitol, pod-kapitol ap.

Vložit konec stránky před

Význam je zřejmý: tento odstavec bude vždy prvním odstavcem na stránce.

Nedělit slova

Přestože v dokumentu jako takovém se mohou aplikovat pravidla pro dělení slov, požadavek Nedělit slova v daném odstavci dělení slov zabrání. Rovněž tento požadavek se nastavuje především pro odstavce používané jako nadpisy kapitol, pod-kapitol ap.

Vlastní styl

Cíl: Vytvoření resp. změna vlastního stylu

Nechť byly prvnímu odstavci cvičného dokumentu v 2.2 (Ve městě samotném ...) dle předchozího textu skript nastaveny vlastnosti toku textu tak, že na něj lze pohlížet jako na můj vlastní nadpis odrážkovaného seznamu. Protože takových případů může být v dokumentu více, je vhodné je formátovat nikoliv jednotlivě, ale použít pro jejich formátování jednotný styl. Ovšem jako předdefinovaný styl v galerii stylů neexistuje. Nový vlastní styl se vytvoří např. následujícím postupem:

Nejprve se nastaví atributy vybraného odstavce na finální hodnoty (tj. "aby vypadal tak jak chci"), načež se celý tento odstavec označí (= vybere). Pak

Domů / Styly / Galerie rychlých stylů / tlačítko Více  vpravo dole / Uložit výběr jako nový rychlý styl ...

a v následném formuláři Vytvořit nový styl podle formátování se zadá vlastní název - např. Můj nadpis seznamu. Tlačítko Změnit ... uprostřed dole umožní dodatečně změnit jakýkoliv atribut nově vytvářeného stylu.

Takto vytvořený styl se zařadí do seznamu v panelu stylů a do galerie rychlých stylů, a je možno s ním pracovat běžným způsobem. To se týká zejména jeho použití na vybrané odstavce a změny jeho atributů.

Styl Normální

Nejpodstatněji ovlivňuje vzhled dokumentu styl Normální. Jím je na začátku formátován celý dokument. Doporučuje se jako jedna z prvních činností nastavit atributy stylu Normální dle představ autora - případě podle pokynů platných např. pro diplomové a podobné práce.

Po označení kteréhokoliv odstavce stylu Normální se ve vpravo ukotveném panelu stylů rozvine nabídka u stylu Normální a zvolí se Změnit. Tím se zobrazí formulář Úprava stylu, ve kterém se provede detailní nastavení atributů stylu. Kromě názvu stylu lze měnit cokoliv. Často měněné atributy jsou dostupné přímo na ploše formuláře, úplně všechny jsou pak dostupné pomocí tlačítka    v levém dolním rohu formuláře.

V tomto okamžiku nastavujeme ve cvičném dokumentu minimálně Zarovnání do bloku

Dále je možno (nikoliv nutno) nastavit požadavek na dělení slov:

Rozložení stránky / Vzhled stránky / Dělení slov

a vybere se Možnosti dělení slov. V následném formuláři Dělení slov se nastaví:

 

•  Automatické dělení slov
•  Nedělit slova psaná VELKÝMI PÍSMENY
• Šířka oblasti pro dělení slov: 0,25 cm
• Max. dělených řádků za sebou: 1

Styly Nadpis _i

Připravené styly s názvy Nadpis 1, Nadpis 2 ... Nadpis 9 jsou předvyplněné ve formuláři pro vložení obsahu. Protože v automaticky generovaném obsahu jsou zobrazeny texty odstavců formátovaných právě těmito styly, předpokládá se jejich použití autorem dokumentu pro označení nadpisů kapitol první úrovně, nadpisů kapitol druhé úrovně (pod-kapitol), nadpisů kapitol třetí úrovně (pod-pod-kapitol) atd. Atributy těchto stylů může autor dokumentu libovolně měnit, nedoporučuje se však měnit jejich název.

Styly Obsah _i

Připravené styly s názvy Obsah 1, Obsah 2 ... Obsah 9 jsou předvyplněné ve formuláři pro styly obsahu. Těmito styly jsou formátovány v obsahu (!) kapitoly první, druhé až deváté úrovně. Pokud tedy autor dokumentu potřebuje měnit vzhled obsahu, mění atributy právě těchto stylů.

Základní struktura krok po kroku

V této části je podána geneze publikace typu článek v odborném či populárním časopise, diplomová práce apod. Jsou použity soubory vyjmenované shora v úvodu - zejména (pokud není řečeno jinak) dokument RADYNE.DOCX obsahující čistý neformátovaný text; do něj budou vkládány doprovodné obrázky RADYNE1M.JPG a RADYNE3M.JPG. U každého pojmu resp. činnosti je většinou podán i stručný výklad.

Je přitom kopírována situace z běžného života. Autor nejprve shromáždí všechny podklady: textové poznámky, tabulky, obrázky. Ujasní si chronologii, v jaké bude myšlenky vyjádřené textem předkládat čtenářům, ve kterých místech textu budou (přibližně) tabulky, obrázky a další objekty. Součástí této fáze je i primární představa rozdělení do kapitol, ovšem bez jejich konkrétního číslování. Poté autor sedne a píše.

Jakmile autor dopíše holý, neformátovaný, ale více méně kompletní text (avšak bez čísel kapitol, čísel tabulek, čísel obrázků), teprve tehdy začne vytvářet dokument v cílové podobě. A to je přesně ten okamžik, kterým začíná tato část učebních textů.

Členění dokumentu, číslování stránek

Zde je popsáno rozdělení cvičného dokumentu RADYNE.DOCX v primární podobě (tj. po uložení ze shora popsaných adres) do kapitol, pod-kapitol, a na to navazující číslování kapitol a stránek.

Kapitoly

Cíl: Rozdělení do kapitol, pod-kapitol atd.

Rozdělení spočívá v přidělení stylů Nadpis 1 a Nadpis 2 těm odstavcům, které jsou uvažovány jako nadpisy kapitol (Radyně a Starý Plzenec) a pod-kapitol (v kapitole Radyně to jsou Z Wikipedie a Z oficiálních stránek, v kapitole Starý Plzenec to jsou O městě samotném, Pamětihodnosti Starého Plzence, Bohemia Sekt a Chateau Radyně - nevšední sekt).

Nejprve se vybere (označí, angl. select) ten celý odstavec, kterému je zamýšleno přidělit konkrétní styl. Jako první se vybere hned první odstavec tvořený jediným slovem Radyně zamýšlený jako nadpis první kapitoly. Pak:

Domů / Styly / Nadpis 1

Pokud není příkaz Nadpis 1 v galerii stylů ve skupině příkazů Styly přítomen, zvolí se styl Nadpis 1 ze seznamu v Panelu stylů (viz shora Zobrazení panelu stylů).

Postup se opakuje pro všechny odstavce zamýšlené jako nadpisy kapitol (styl Nadpis 1) a pod-kapitol (styl Nadpis 2) vyjmenované v předchozím textu. Pořadí přidělování stylů v této fázi není podstatné.

Poznámka: Při prvním použití programu Word po instalaci většinou není styl Nadpis 2 v galerii stylů uveden, musí se proto volit z panelu stylů. Jakmile se však použije, program Word ho nadále už v galerii stylů bude nabízet. Toto se může týkat i prvního použití programu Word v učebnách, kde se studenti přihlašují nějakým globálním uživatelským jménem (většinou Student) s mandatorním profilem z doménového řadiče.

Číslování kapitol

Cíl: Zajištění automatického číslování kapitol a podkapitol, úprava číslování

Nejprve se vybere (označí) celý první odstavec formátovaný stylem Nadpis 1 - zde tedy Radyně. Pak:

Domů / Odstavec / Víceúrovňový seznam

Z knihovny seznamů se vybere požadovaný způsob číslování. Pro účely bakalářských, diplomových a obdobných prací je to způsob 1, 1.1, 1.1.1 atd. Upozorňujeme však, že v mnoha případech (zejména právě závěrečných prací) je způsob číslování stejně jako další náležitosti závazně určen interními předpisy fakulty resp. školy.

Způsob resp. úprava číslování lze změnit:

Znovu se vybere (označí) celý první odstavec formátovaný stylem Nadpis 1 - zde tedy Radyně. Pak:

Domů / Odstavec / Víceúrovňový seznam

Z nabídek pod knihovnou seznamů se vybere Definovat nový víceúrovňový seznam. Ve zobrazeném formuláři lze nastavit řadu vlastností, které jsou však mimo rámec tohoto článku. Snad jediná změna: standardně - anglosaská zvyklost - není za číslem poslední úrovně tečka. V právě zobrazeném formuláři ji do textového pole Zadejte formát čísel lze pro zvolené úrovně dopsat.

Přemístěním číslované kapitoly (pod-kapitoly, pod-pod-kapitoly) dojde automaticky k jejich přečíslování, nikoliv však např. k automatické změně obsahu (viz dále).

Číslování stránek, záhlaví a zápatí

Cíl: Očíslování stránek vlastním způsobem ve zvoleném umístění

Každá stránka dokumentu sestává z vlastního textu a dalších objektů vložených na stránku, a dále z částí nazývaných v programu Word Záhlaví (angl. Header) a Zápatí (angl. Footer). Tyto části se opakují v horní a dolní části každé stránky. Mohou obsahovat jeden nebo více řádků a v nich objekty neměnné i pole, které se mohou stránku od stránky měnit. Číslo stránky je právě jedním takovým polem.

Podrobným popisem práce se záhlavím a zápatím se tyto texty nezabývají, viz však kapitola Číslování stránek od určité stránky níže. V této části bude popsán jen postup při nejčastějším využitím zápatí - umístění čísla stránky na střed prvního řádku zápatí.

Nejprve je zapotřebí zpřístupnit zápatí jako takové. Textový kurzor se proto umístí kamkoliv na nejlépe první stránku dokumentu. Pak postupem

Vložení / Záhlaví a zápatí / Zápatí

bude zobrazena nabídka, ve které se vybere dole položka Upravit zápatí.

Po této volbě se znepřístupní obsahová část stránky a naopak se zpřístupní Záhlaví a Zápatí, přičemž textový kurzor bude v tomto případě aktivní v části Zápatí, a to na první pozici jeho prvního řádku. Zároveň bude v pásu karet zobrazena karta Nástroje záhlaví a zápatí - Návrh.

Řádkům zápatí je standardně přiřazen styl Zápatí. V tomto stylu jsou definovány dva tabelátory: první středový uprostřed svislých hranic textu, druhý pravý na pravé svislé hranici textu. Stačí tedy stisknout klávesu Tab (tím se textový kurzor nastaví na pozici prvního = středového tabelátoru) a pak:

Návrh / Záhlaví a zápatí / Číslo stránky / Aktuální umístění

a tam hned první položka - Číslo ve formátu prostého textu.

Způsobů a formátů čísel stránek je celá řada. Byl popsán způsob relativně obecný. Místo posledního kroku je možno užít také tohoto postupu:

Návrh / Vložit / Rychlé části / Pole

a tam v seznamu Názvy polí zvolit Page. Výhodou je možnost zvolit z následně nabídnutého seznamu Formát z více možností.

Za pozornost stojí také další možnosti záhlaví resp. zápatí, viz např.

Návrh / Možnosti / Jiné na první stránce

Popis těchto funkčností však přesahuje zamýšlený rozsah této části článku.

Po vložení čísla stránky (nebo i komplexnější úpravě Zápatí event Záhlaví) se zvolí

Návrh / Zavřít / Zavřít záhlaví a zápatí

Analogicky se postupuje, pokud autor publikace hodlá umístit číslo stránky do záhlaví. Mírnou úpravou popsaného postupu lze také umístit číslo stránky jinam než na střed.

Formátování odstavců a jejich styly

Seznam s odrážkami

Cíl: Vytvoření a změna seznamu s odrážkami

Seznamem s odrážkami se rozumí skupina odstavců, z nichž každý má na svém levém okraji odrážku (libovolný znak nebo vhodně volený obrázek). Z hlediska rychlosti přípravy a vytvoření je optimální zapsat nejprve text všech odstavců, a teprve poté z této skupiny odstavců vytvořit požadovaný seznam.

Ve cvičném dokumentu je taková skupina odstavců připravena. Začíná druhým odstavcem v pod-kapitole 2.2 (Pamětihodnosti Starého Plzence): Slovanské hradiště Hůrka ... a končí o 7 odstavců dále: Kostel Narození svatého ....

Pro vytvoření seznamu se nejprve všechny tyto odstavce označí, pak:

Domů / Odstavec / Odrážky

přičemž lze stisknout přímo tlačítko příkazu Odrážky (použije se naposledy použitá odrážka), nebo v příkazu Odrážka jeho rozvíjecí šipka  (pak lze volit znak nebo obrázek).

Změnit odrážku v již vytvořeném seznamu lze označením všech nebo jen některých jeho odstavců, pak

Domů / Odstavec / Odrážky

a buď vybrat některou z nabízených, nebo zvolit nabídku Definovat novou odrážku.

Odstavcům seznamu je standardně přiřazen styl Odstavec se seznamem. Pokud je zapotřebí upravit vzhled všech seznamů, mění se tento styl. Pokud je zapotřebí upravit vzhled jen některých seznamů, vyplatí se vytvořit nový styl (viz dále).

Číslovaný seznam

Cíl: Vytvoření a změna číslovaného seznamu

Číslovaným seznamem se rozumí skupina odstavců, z nichž každý má na svém levém okraji postupně se zvětšující číslo nebo písmeno. Z hlediska rychlosti přípravy a vytvoření je optimální zapsat nejprve text všech odstavců, a teprve poté z této skupiny odstavců vytvořit požadovaný seznam.

Ve cvičném dokumentu lze vyzkoušet na stejné skupině řádků jako v předchozím odstavci; místo seznamu s odrážkami bude v dokumentu číslovaný seznam. Skupina řádků začíná druhým odstavcem v pod-kapitole 2.2 (Pamětihodnosti Starého Plzence): Slovanské hradiště Hůrka ... a končí o 7 odstavců dále: Kostel Narození svatého ....

Pro vytvoření seznamu se nejprve všechny tyto odstavce označí, pak:

Domů / Odstavec / Číslování

přičemž lze stisknout přímo tlačítko příkazu Číslování (použije se naposledy použité číslování), nebo v příkazu Číslování jeho rozvíjecí šipka  (pak lze volit způsob číslování).

Změnit způsob číslování v již vytvořeném seznamu lze označením všech nebo jen některých jeho odstavců, pak

Domů / Odstavec / Číslování

a buď vybrat některou z nabídek, nebo zvolit nabídku Definovat nový formát číslování.

Odstavcům seznamu je standardně přiřazen styl Odstavec se seznamem. Pokud je zapotřebí upravit vzhled všech seznamů, mění se tento styl. Pokud je zapotřebí upravit vzhled jen některých seznamů, vyplatí se vytvořit nový styl (viz dále).

Tabulky

Cíl: Vytvoření tabulky z připraveného textu, změna základních atributů, přiřazení titulku, vzorce v tabulkách

V této kapitole jsou popsány postupy, které nejsou obvyklým obsahem učiva středních škol. Předpokládá se však např. znalost vložení jednoduché tabulky daného rozměru na dané místo.

Tabulka z připraveného textu

Z hlediska rychlosti přípravy a vytvoření dokumentu je optimální zapsat nejprve neformátovaný text všech odstavců, a teprve poté se zabývat formátováním a dalšími úpravami. Pokud ve fázi zápisu neformátovaného textu je znám textový obsah všech buněk zamýšlené tabulky, zapíše se i ten mezi text ostatních odstavců na požadované místo, a tabulka se vytvoří posléze.

Pravidla pro přípravu textu, který má být automatizovaně převeden na tabulku, jsou následující:

• Při prvotním zápisu textového obsahu tabulky si autor dokumentu ujasní, jaký znak ve svém textu NEPOUŽIJE (např. hvězdičku). Tento znak naopak použije jako oddělovač textů jednotlivých buněk.
• Označí se všechny odstavce, z nichž má být tabulka vytvořena.
• Jeden odstavec označeného textu bude převeden na jeden řádek tabulky. Tabulka tedy bude mít tolik řádků, kolik je označených odstavců.
• Počet buněk v jednotlivých řádcích je určen počtem oddělovačů v jednotlivých odstavcích. Jsou-li např. v textu řádku 4 oddělovače, bude mít řádek 5 buněk.

Pro vlastní převod se nejprve označí všechny odstavce, které mají být převedeny na tabulku, připravené podle předchozích pravidel. Po jejich označení bude text v nich obsažený převeden na tabulku postupem:

Vložení / Tabulky / Tabulka / Převést text na tabulku ...

V následně zobrazeném formuláři se zkontroluje zjištěný počet sloupců a nastaví se vlastnosti automatického přizpůsobení (nejčastěji se volí přizpůsobení obsahu). Nakonec se zkontrolují oddělovače textu. Pokud autor dokumentu nezvolil jako oddělovač středník nebo tabelátor, zadá se zvolený znak do pole Jiné.

Ve cvičném dokumentu jsou pro převod na tabulku připraveny dvě posloupnosti odstavců. Z metodických důvodů je žádoucí, aby posluchači převedli na tabulku obě - a to v uvedeném pořadí.

Tabulka cukernatosti

Pro první převod na tabulku je ve cvičném dokumentu připraveno 7 odstavců, a to počínaje druhým odstavcem v poslední kapitole: Chateau Radyně - nevšední sekt. Jde o odstavce počínaje „BRUT NATURE“ a konče „DOUX“.

Jako oddělovač je použit znak středník (;). Tabulka tedy bude mít 7 řádků, a protože v každém odstavci je jeden znak středník, bude mít 2 sloupce. Tato tabulka bude v dalším textu označována jako Tabulka cukernatosti.

Tabulka návštěvnosti

Pro druhý převod je připravena ještě jedna skupina odstavců stejného charakteru jako v předchozím odstavci, tentokrát pro tabulku o rozměrech 7 řádků x 7 sloupců. Je to poslední skupina odstavců v kapitole Pamětihodnosti Starého Plzence. Pozor, tato kapitola předchází předešle použité!

Tabulka obsahuje návštěvnost jednotlivých význačných historických objektů okresu Plzeň - Jih. Tato tabulka bude zvláště v textu kapitoly o vzorcích v tabulce označována jako Tabulka návštěvnosti.

Stejně jako u předchozí tabulky je jako oddělovač použit znak středník (;). Text tabulky je však připraven pro ukázku výpočtů v tabulce: bude předvedena konstrukce řádkových a sloupcových součtů. Proto bude mít tabulka po převodu v posledním řádku a posledním sloupci vyplněno jen záhlaví, zbytek bude doplněn vzorci dle kapitoly níže. Za pozornost stojí počet oddělovačů (zde středníků) v jednotlivých odstavcích; zvláště mezery za posledním středníkem v odstavcích (tam budou řádkové součty) a mezery mezi středníky v posledním odstavci (tam budou sloupcové součty).

Výběr tabulky a jejích částí

Při práci s tabulkou je důležitý výběr jejích částí. Zvláště zde se projeví nutnost zobrazení informačních značek (viz shora Nastavení prostředí). Pro zobrazení konce buňky a konce řádku v buňce je použit znak "¤". V tabulce lze vybrat (a to i nespojitě - s CTRL)

1. jeden nebo více řádků,
2. jeden nebo více sloupců,
3. jednu nebo více buněk,
4. celou tabulku jako takovou.

Zvláště velký pozor je třeba věnovat rozlišení situace ad 4. a ad 3. při výběru všech buněk. Celá tabulka je vybrána, jsou-li do výběru zahrnuty i všechny znaky ¤ konce řádků. Není-li ve výběru ani jeden, jsou vybrány všechny buňky.

Výběr dle ad 1. až ad 3. se provede nejlépe tažením myší. Výběr dle ad 4. se provede nejlépe kliknutím na symbol přemísťovací čtyř-šipky, která se zobrazí vlevo nad tabulkou po najetí kurzoru myši kamkoliv do tabulky.

Vybraným částem tabulky lze pak upřesnit vlastnosti pomocí

Nástroje tabulky / Rozložení / Tabulka / Vlastnosti

čímž se zobrazí formulář Vlastnosti tabulky s tou aktivní záložkou, která se týká právě vybrané části (vybraných částí) tabulky. Většina nabízených vlastností má zřejmý význam, jejich podrobnější popis je však nad zamýšlený rozsah tohoto textu.

Rozměry tabulky

Velikost tabulky, šířky jednotlivých sloupců a výšky jednotlivých řádků lze po výběru celé tabulky upravit tažením myší za jednotlivé linky, které tvoří mřížku tabulky. Pro detailnější úpravu rozměrů tabulky se použije

Nástroje tabulky / Rozložení

a dále skupiny příkazů v této kartě.

Poloha tabulky

Horizontální poloha tabulky se po označení celé tabulky určí běžným postupem:

Domů / Odstavec / Zarovnat na ...

nebo tažením za první úchytku zleva v horním vodorovném pravítku (s nápovědou "Přesunout sloupec tabulky"). Obecně lze polohu tabulky upravit tažením myší za symbol přemísťovací čtyř-šipky, která se zobrazí nad levým horním rohem tabulky po najetí kurzoru myši kamkoliv do tabulky. Při vertikálním přemístění se však začnou aplikovat pravidla pro obtékání, které jsou nad zamýšlený rozsah tohoto textu.

Ve cvičném dokumentu se postup procvičí zarovnáním tabulek na střed.

Titulek tabulky

Protože titulky se vztahují k řadě objektů, nejen k tabulkám, je v tomto odstavci jen heslovitě popsána úprava cvičného dokumentu s ohledem na vytvořenou tabulku. Bližší informace o titulcích objektů a jejich seznamech viz samostatná kapitola Titulky a seznamy objektů.

Ve cvičném dokumentu se označí tabulka s obsahy cukru vytvořená jako první (!) z připraveného textu (viz shora), postupem popsaným v kapitole "Titulky a seznamy" se zobrazí formulář "Titulek" a v něm se doplní za nabízený text "Tabulka 1" dvojtečka, mezera a text např. "Obsah cukru". Po vložení (jde o první titulek tabulky v dokumentu) bude titulek zarovnán vlevo. Protože tabulka je zarovnána na střed (to bývá obvyklá poloha tabulek), zarovná se i titulek na střed změnou stylu (!) Titulek.

Následně se ve cvičném dokumentu označí tabulka návštěvnosti vytvořená z připraveného textu jako druhá (!) (viz shora), stejným postupem jako shora se zobrazí formulář "Titulek" a v něm se doplní za nabízený text "Tabulka 1" (důležité: opět Tabulka 1 !) dvojtečka, mezera a text např. "Návštěvnost památek". Po vložení - byl-li podle předchozího pokynu změněn styl Titulek - bude i tento nově vložený titulek zarovnám na střed.

Posluchači pak rozhodně zkontrolují, že tabulka cukernatosti, nacházející se za tabulkou návštěvnosti, má správný titulek Tabulka 2.

Vzorce v tabulce

Tabulka je de facto obdélníková matice jednotlivých buněk. Matice je tvořena jednotlivými řádky a jednotlivými sloupci. Řádky jsou očíslovány shora dolů od jedné. Sloupcům jsou zleva přiřazena písmena (bez diakritiky) počínaje „A“. Poloha každé buňky je určena adresou - písmenem sloupce a číslem řádku, kde se nachází (tedy stejně jako v listu sešitu programu Excel). Adresa C2 je proto přiřazena buňce třetího sloupce zleva a druhého řádku shora.

Adresy buněk se používají ve vzorcích jako určení operandu. V tzv. agregačních funkcích (SUM = Součet, MIN = Minimum, MAX = Maximum, AVERAGE = Průměr, COUNT = Počet, PRODUCT = Součin) lze jako parametr použít i určení všech buněk obdélníkové oblasti uvedením adresy buňky v levém horním rohu oblasti, znaku : (dvojtečka) a adresy v pravém dolním rohu oblasti, např. B3:D5. Jako oblast lze takto určit i data jen z jednoho sloupce (např. C2:C5) nebo jen z jednoho řádku (např. C2:F2).

Určení oblasti stylem C2:F2 ve vzorci má však jednu nevýhodu. Při změně struktury tabulky (zde např. přidáním nového druhého sloupce Osob_2014 před stávající druhý Osob_2015) totiž nebudou data nového sloupce zahrnuta do zpracování vzorcem. Proto lze na místě parametru agregačních funkcí ve vzorci uvést i jedno z klíčových slov

 

• ABOVE - zahrnuje všechny buňky nad buňkou se vzorcem,
• BELOW - zahrnuje všechny buňky pod buňkou se vzorcem,
• LEFT - zahrnuje všechny buňky vlevo od buňky se vzorcem,
• RIGHT - zahrnuje všechny buňky vpravo od buňky se vzorcem.

 

 

Shora zmíněná Tabulka návštěvnosti je připravena pro ukázku použití vzorců - přeci v dnešní době nebude nikdo návštěvnost v jednotlivých letech sčítat ručně! Po převodu textu odstavců na Tabulku návštěvnosti (viz shora) bude v dokumentu umístěna tabulka

 

 

Cílem tedy je

• doplnit poslední řádek tabulky o celkové počty osob za všechny památky v daném roce,
• doplnit poslední sloupec o celkový příjem ze vstupného za pět let  = počet návštěvníků dané památky vynásobený průměrným vstupným.

Do jednotlivých (zatím prázdných) buněk posledního řádku budou postupně vloženy vzorce opakováním následujícího postupu pro součet za rok 2015.

V tabulce se aktivuje první prázdná buňka posledního řádku (tedy buňka s adresou B7) např. levým kliknutím:

 

 

Postupem

Nástroje tabulky / Rozložení / Data / Vzorec

 

 

bude zobrazen formulář „Vzorec“. V něm je třeba nejdříve vybrat ze seznamu požadovanou funkci - zde součet = suma = SUM:

 

 

V prvním řádku se tím předepíše vzorec pro volání funkce = SUM ( ) zatím bez parametrů. Ty je třeba doplnit „ručně“ na celou oblast počínaje buňkou B2 a konče buňkou B6 (ve tvaru B2:B6 - k tomu viz výše: adresy buněk), a rovnou lze také nastavit požadovaný formát:

 

 

Výsledkem bude Pole (Field) typu Vzorec (Formula) umístěné v buňce B7, v tabulce bude zobrazena jeho hodnota:

 

 

Stejným jednotvárným postupem lze posléze umístit vzorce i do zbývajících buněk C7 až F7. Ukažme namísto toho umístění výrazu obsahujícího nejen jedno jediné volání funkce (zde SUM). Do buňky G2 má být umístěn součin pětileté návštěvnosti hradu Radyně a průměrného vstupného.

Situaci však komplikuje to, že časem může být průměrné vstupné např. upřesněno - obecně změněno. Ona hodnota 100 uvedená v textu článku se tedy nemůže vyskytovat jako konstanta ve vzorci. Autoři Wordu nabízí řešení ve formě tzv. Záložky (Bookmark), pojmenované místo v dokumentu (viz odstavec „Záložky“). Je-li jako záložka označena část textu, která může být převedena na číselnou hodnotu, lze jméno záložky použít jako identifikátor proměnné ve výrazech (vzorcích).

Před vložením vzorce do tabulky tedy označíme v textu publikace tři znaky 100 a postupem

Vložení / Odkazy / Záložka

přidělíme těmto třem znakům identifikátor např. PrumVstupne:

 

 

Kontrolou je označení záložky šedými hranatými závorkami jakožto informační značkou (která se netiskne).

Nyní analogicky vložení sloupcového součtu se aktivuje v tabulce buňka G2:

 

 

a následně formulář pro konstrukci vzorce. Stejně jako pro sloupcové součty vytvoříme v prvním řádku vzorec  = SUM (B2:F2 ) nebo  = SUM (LEFT ), z klávesnice dopíšeme znak násobení (hvězdičku) a z rozvíjecího seznamu „Vložit záložku“ vybereme požadovanou (nebo ji do řádku vzorce doplníme z klávesnice):

 

 

Po odeslání formuláře bude v buňce G2 tabulky zobrazen výsledek:

 

 

 

Obrázky

Cíl: Vložení obrázku z připraveného souboru, vložení a připojení titulku k obrázku

Vložení obrázku do textu

Základním způsobem vložení obrázku je jeho umístění na aktuální pozici textového kurzoru jako jednoho nového objektu. Zjednodušeně si lze představit, že se tím obrázek stává jedním ze znaků odstavce, do kterého byl vložen. Jeho pozice pak podléhá všem změnám tohoto odstavce - zarovnání, přemístění, vkládání dalšího textu atd. Zároveň však změně podléhají samotné řádky odstavce, a to především změnou rozestupu mezi řádkem, do kterého byl obrázek vložen, a řádku předchozího.

To vše může působit velmi rušivě jak na vzhled dokumentu, tak na samotného autora publikace - při její přípravě text i obrázek různě poskakují, zapsáním jediného nového znaku lze zcela devastovat dosavadní úpravu, obrázek může i zmizet z aktuální stránky apod.

Proto je vhodné v jisté fázi přípravy publikace vložené obrázky od textu oddělit a přidělit jim samostatné chování jak vzhledem k okolnímu textu, tak vzhledem ke stránce nebo sloupci. Dále je vhodné zajistit, aby obrázek nebyl svévolně oddělován od svého titulku event. dalších souvisejících objektů.

Následně bude popsán postup při vložení obrázku do textu první stránky, nastavení jeho obtékání okolním textem, přidělení titulku a seskupení obrázku s titulkem.

Ve cvičném dokumentu se nastaví textový kurzor např. před písmeno Z na začátku odstavce "Z někdejšího královského ..." na první stránce.

Poznámka: Sem se primárně obrázek vloží. Místo nastavení je ale nepodstatné, autor dokumentu stejně posléze obrázek i s titulkem umístí na pozici, kterou bude pokládat za vhodnou.

Samotné vložení obrázku se provede pomocí

Vložení / Ilustrace / Obrázek

načež se požadovaný obrázek vybere z předloženého dialogu pro otevření souboru.

Ze cvičných obrázků se vybere RADYNE1M.JPG.

Poznámka: Obrázek má rozměry 709 x 502 bodů a byl uložen s rozlišením 300 dpi (bodů na palec). V dokumentu bude tedy mít šířku 709 x 2,54 / 300 = 5,98 cm, analogicky výšku 4,25 cm.

Obtékání obrázku okolním textem

Po vložení předchozím způsobem zůstane obrázek vybraným objektem (pokud ne, levý klik ho označí jako vybraný). Tomu se přizpůsobí hlavní karty - vpravo přibude hlavní menu Nástroje obrázku - Formát. V tomto pásu karet jsou soustředěny nástroje pro nastavení vlastností vybraného obrázku. Volíme

Nástroje obrázku / Formát / Uspořádat / Zalamovat text / Další možnosti rozložení ...

Následně je zobrazen formulář Rozložení mající pod svým nadpisem tři záložky. Pracuje se v následujících krocích:

 

1. Záložka Obtékání textu:
• Styl obtékání: Vybere se Obdélník. Tím se uvolní k použití další dvě části.
• Zalomit text: Vybere se Oboustranně.
• Vzdálenost od textu: Zde se nastaví, do jaké vzdálenosti má okolní text povoleno přiblížit se obrázku (ze všech čtyřech stran samostatně). Počáteční nastavení se doporučuje nulové shora a zdola, milimetrové zleva a zprava - nastavení lze později kdykoliv změnit podle potřeby.
2. Záložka Pozice:
• Vodorovně: Absolutní pozice X cm napravo od levého okraje (např. 2,6 cm).
• Svisle: Absolutní pozice X cm pod horním okrajem (např. 8 cm).

 

Označení X jako absolutní pozice není třeba v předchozím formuláři měnit. Jednak pozici upraví program Word podle aktuální polohy, jednak stejně bude upravena podle pozdějšího přání autora dokumentu - ať už interaktivně přetažením obrázku nebo "ručním" zadáním přesné číselné hodnoty.

Titulek obrázku

Po předchozím kroku (nastavení obtékání) zůstává obrázek stále vybraným objektem. Titulek lze obrázku přidělit buď po pravém klik-u a výběrem položky Vložit titulek ... z následného kontextového menu, nebo

Reference / Titulky / Vložit titulek

načež se postupuje podle odstavce Titulky a seznamy objektů - viz níže. V prvním textovém poli Titulek (= Caption) se za číslo obrázku doplní požadovaný text (= Title), např. Historická podoba.

Po potvrzení tlačítkem OK bude pod obrázkem umístěn titulek, přičemž okolní text bude respektovat obtékání i titulku.

Spojení obrázku se svým titulkem

Po předchozím kroku (titulek obrázku) zůstává titulek stále vybraným objektem. V tomto okamžiku Ctrl/Klik na obrázek přidá obrázek do označení (budou současně vybrány dva objekty: obrázek a jeho titulek). Následně

Rozložení stránky / Uspořádat / Skupina / Skupina

seskupí obrázek a titulek do jednoho objektu, se kterým lze pracovat samostatně.

Pozor! Toto seskupení lze provést pouze tehdy, když byl titulek vytvořen pro obrázek obtékaný způsobem popsaným shora. Pro jiné situace je třeba využít např. rámů - viz níže.

Umístění obrázku s titulkem

Nyní lze obrázek včetně titulku např. umístit do vhodné polohy na stránce, a to nejlépe tažením (= drag and drop). Přitom se okolní text bude přizpůsobovat aktuální poloze obrázku zejména co do obtékání. Obrázek s titulkem lze také tažením pohodlně umístit na jinou stránku. Po "odznačení" obrázku - např. při pokračování práce na jiném místě dokumentu - zůstává obrázek stále na stabilním místě tam, kam byl naposledy přemístěn.

Formátování titulků

Titulky jsou odstavce formátované stylem Titulek. Formátování titulků tedy spočívá ve změně tohoto stylu. Standardně je styl Titulek zarovnaný vlevo, což v našich končinách většinou působí rušivě. Minimálně tedy měníme tomuto stylu zarovnání na střed.

Poznámka: Program Word umí přidělovat titulky řadě objektů. Kromě obrázků jde např. o fotografie, rovnice, tabulky. Poskytuje rovněž autorovi možnost definovat další typy objektů, které ve svém dokumentu používá. Všechny - byť principiálně různé - typy objektů však pro své titulky používají jediný styl, a to právě titulek.

Obsahy a seznamy

Obsah

Cíl: Vložení obsahu, který bude odpovídat současnému stavu dokumentu, a jeho aktualizace

Vložení obsahu

Obsah je programem Word vložen vždy na místo, ve kterém je umístěn textový kurzor. I když v odborných publikacích bývá obsah umístěný na začátku dokumentu, zde pro přehlednost bude obsah umístěn na jeho závěr.

Nechť je tedy před následujícími činnostmi textový kurzor umístěn do druhého prázdného odstavce dokumentu odspodu. Pak:

Reference / Obsah / Obsah

Z nabídky se volí dole položka Vložit obsah .... V předloženém formuláři je možno kompletně změnit způsob generování obsahu a jeho vzhled. Pro účely tohoto článku postačují nabídnuté parametry, proto se jen stiskne tlačítko OK.

Obsah v obsahu

Bývá zvykem, že v obsahu je i obsah. Tím se rozumí, že jednou z položek obsahu je i řádek typu Obsah ...... str. 6. Protože v automaticky generovaném obsahu jsou zobrazeny texty odstavců formátovaných stylem Nadpis 1 atd., pak má-li se v obsahu objevit Obsah, musí tedy být někde v dokumentu odstavec tvořený jediným slovem Obsah a tento odstavec musí být formátovaný stylem Nadpis 1. Logické umístění takového odstavce je těsně nad obsahem.

Do prvního prázdného odstavce nad vygenerovaným obsahem se tedy vloží text Obsah.

Tomuto odstavci se přiřadí styl Nadpis 1. Tím se však zároveň tomuto nadpisu přiřadí číslo kapitoly. Nebývá však zvykem, že Obsah je číslovaná kapitola. Proto se označí odstavec obsahující slovo Obsah a

Domů / Odstavec / Číslování

načež se stiskne ("vymáčkne") přímo tlačítko Číslování, nikoliv jeho rozvíjecí šipka .

Aktualizace obsahu

Po jakékoliv změně dokumentu, mající dopad na obsah, NENÍ obsah změněn automaticky. Aktualizaci obsahu je nutno zajistit umístěním textového kurzoru kamkoliv do obsahu a pak:

Reference / Obsah / Aktualizovat tabulku

načež se z předloženého malého formuláře zvolí Aktualizovat celou tabulku.

Titulky a seznamy objektů

Cíl: Přiřazení titulku různým typům objektů a vytvoření seznamů různých typů objektů

Nedůsledností nebo přímo nekvalifikovaností - snad překladatelů? - je způsoben zmatek při označování různých pojmů stejným názvem. Vložené objekty by měly být opatřeny angl. caption (ve smyslu titulek, legenda). To se skládá z angl. label (ve smyslu označení, štítek, etiketa, jmenovka), následuje pořadové číslo v rámci stejného label, a konečně angl. title (ve smyslu název, nadpis, záhlaví). Všechny tři pojmy jsou shodně česky překládány jako "Titulek" a nechává se na pronikavé inteligenci uživatele Wordu, aby z kontextu pochopil, o co jde. Jen v ojedinělých případech je "Label" překládán celkem rozumně jako "Popisek titulku".

Totální zmatenost překladatelů dokumentuje následující obrázek (za povšimnutí stojí už jen počet českých termínů "Titulek" použitých ve zcela odlišných kontextech), o - zatím záhadném - termínu Typ objektu ani nemluvě:

 

Titulky

Objekty vložené do dokumentu (obrázky, fotografie, tabulky a další typy objektů) by měly být opatřeny titulky (caption), které zahrnují jejich automatické číslování v rámci typu objektu. Typy objektů se rozlišují v tomto smyslu jen tehdy, jsou-li jednotlivé objekty opatřeny právě titulky (caption), přičemž typ objektu je dán použitým popiskem titulku (label). Opatřit objekt titulkem (caption) lze po označení (výběru) objektu pomocí

Reference / Titulky / Vložit titulek

čímž se zpřístupní formulář Titulek pro nastavení vlastností titulku (caption) - viz obrázek shora. V prvním textovém poli shora je zobrazen titulek (label) použitý pro označení tohoto typu objektu a pořadové číslo v rámci typu objektu. Tento formulář je jednotný pro titulky (caption) všech typů objektů. Předdefinovány jsou titulky (labels) pro objekty Tabulka, Obrázek a Rovnice. Autor dokumentu však může přidat své vlastní typy objektů (např. Foto, Mapa apod.) tím, že ve zobrazeném formuláři použije tlačítko Nový titulek (New label) - viz další odstavec.

Pro typ objektu zvolený rozvíjecím seznamem Titulek (Label) doplní autor dokumentu ve formuláři v prvním textovém poli požadovaný text titulku (title), a v rozvíjecím seznamu Umístění polohu titulku.(caption). Bývá zvykem, že titulky (captions) tabulek jsou nad tabulkami, titulky (captions) obrázků a dalších objektů pod nimi. Ve formuláři lze rovněž změnit způsob číslování.

Zavřením formuláře pomocí OK se do zvolené pozice titulek (caption) umístí. V celém dokumentu najednou lze vzhled, zarovnání a další atributy titulků (captions) měnit změnou stylu Titulek, který je implicitně přiřazen vkládaným titulkům. Autorův text titulku (title) lze později měnit přímo v titulku (caption).

Typy objektů a jejich definice

Po vytvoření nového dokumentu pro něj definuje program Word tři různé Labels ( = typy objektů, viz obrázek v předchozím odstavci). Jsou jimi Tabulka, Obrázek a Rovnice (takto jsou přeloženy do češtiny). Je samozřejmé, že autorovi dokumentu nemusí vyhovovat ani jejich počet, ani jejich znění. Mnozí autoři dávají v rozsáhlých publikacích přednost místo např. Obrázek 5 tvaru  Obr. 5. Odborným publikacím pak chybí objekty typy Mapa, Schéma a další.

Pomocí formuláře Titulek (viz výše) lze tlačítkem Nový titulek ... vytvořit další a další Titulky = Labels = Typy objektů. Pro každý z nich pak lze vložit jejich automaticky generovaný seznam.

Zde si však autor dokumentu musí předem pečlivě rozvážit, jaká označení bude chtít ve svém dokumentu používat. Bylo by poněkud hloupé, kdyby pod některými obrázky bylo např. Obrázek 5 a pod jinými Obr. 5 - a přitom by šlo o zcela jiné obrázky. Skutečně pak by bylo možno nechat do dokumentu vložit jak Seznam obrázků, tak současně Seznam obr. s nutně jinými objekty.

Vložení seznamu

Pro jednotlivé typy objektů, které jsou dány jednotlivými použitými titulky (labels), lze požadovat vytvoření seznamu. Lze tedy logicky nechat vytvořit tolik seznamů, kolik je různých titulků (labels). Seznam bude umístěn vždy na pozici textového kurzoru. Nejdříve se tedy umístí textový kurzor na požadovanou pozici, a pak

Reference / Titulky / Vložit seznam obrázků

(pozor: vždy je v příkaze slovo "Obrázků", ať si přejeme vložit seznam jakéhokoliv typu objektu, nejen obrázku). Následně je zobrazen formulář Seznam obrázků. Zde se jako první krok zvolí příslušný popisek titulku (label), ve většině případů není zapotřebí další činnost. Po zavření formuláře je do aktuálního umístění textového kurzoru vygenerován seznam. Jednotlivým odstavcům tvořících seznam je standardně přidělen styl Seznam obrázků. Nelze tedy mít jinak formátovaný např. seznam obrázků a jinak seznam map.

Aktualizace seznamu

Po jakékoliv změně dokumentu, mající dopad na nějaký vygenerovaný seznam, NENÍ seznam změněn automaticky. Aktualizaci seznamu je nutno zajistit umístěním textového kurzoru kamkoliv do obsahu a pak:

Reference / Obsah / Aktualizovat tabulku

načež se z předloženého malého formuláře zvolí Aktualizovat celou tabulku. Požadavek na aktualizaci obsahu lze zahájit také pravým kliknutím kamkoliv do seznamu a z následného kontextového menu zvolit Aktualizovat pole.

Změna seznamu

Je-li zapotřebí změnit nějaké vlastnosti seznamu, postupuje se následovně:

1. Označí se kterýkoliv odstavec tvořící položku seznamu
2. Pravým kliknutím do něj se z kontextového menu vybere položka Upravit pole ...
3. Z následně předloženého formuláře Pole se vybere: Kategorie: Vše, Názvy polí: TOC (Table of Content).
4. Stiskne se tlačítko Obsah ... v pravé části formuláře.

Tím se zobrazí formulář Seznam obrázků, Seznam citací apod. stejně jako při primárním vložení nového seznamu. V předchozím seznamu kroků je důležitý krok ad 1. Pokud se totiž provedou kroky 2. a 3. s neoznačeným odstavcem, předloží Word nikoliv Seznam obrázků, ale Obsah.

Vložení seznamu tabulek do dokumentu

Ve cvičném dokumentu je v tomto okamžiku vytvořen obsah a jedna tabulka s titulkem. Je tedy možno nechat vytvořit seznam tabulek. Jeho logické umístění je hned před obsahem. Protože se seznamy vkládají na místo textového kurzoru, umístí se textový kurzor do prázdného odstavce před obsah, pak"

Reference / Titulky / Vložit seznam obrázků

V následném formuláři "Seznam obrázků" se jako "Popisek titulku" zvolí "Tabulka". Ve většině případů (především z důvodu zachování jednotného vzhledu seznamů) netřeba měnit nic dalšího.

Vložení seznamu tabulek do obsahu

Bývá zvykem, že v obsahu je i seznam tabulek. Tím se rozumí, že jednou z položek obsahu je i řádek typu Seznam tabulek ...... str. 6. Protože v automaticky generovaném obsahu jsou zobrazeny texty odstavců formátovaných stylem Nadpis 1 atd, pak má-li se v obsahu objevit Seznam tabulek, musí tedy být někde v dokumentu odstavec tvořený slovy Seznam tabulek, a tento odstavec musí být formátovaný stylem Nadpis 1. Logické umístění takového odstavce je těsně nad vygenerovaným seznamem tabulek.

Do prvního prázdného odstavce nad vloženým seznamem tabulek se tedy vloží text Seznam tabulek a tomuto odstavci se přiřadí styl Nadpis 1. Tím se však zároveň tomuto nadpisu přiřadí číslo kapitoly. Nebývá však zvykem, že Seznam tabulek je číslovaná kapitola. Proto se označí odstavec obsahující slova Seznam tabulek a

Domů / Odstavec / Číslování

načež se stiskne ("vymáčkne") přímo tlačítko Číslování, nikoliv jeho rozvíjecí šipka . Protože došlo ke změně dokumentu mající vliv na obsah, musí následovat aktualizace obsahu (viz výše).

Vícesloupcová sazba

Cíl: Uspořádat text (části) dokumentu do více sloupců

Program Word umožňuje rozdělit dokument na logické celky, které jsou v dokumentu terminologicky označeny jako Oddíly (Divisions). Pozor - nejde o kapitoly! Důvodem zavedení oddílů je kromě jiného umožnit odlišné nastavení jen některých částí dokumentu rozdílně od dokumentu jako celku. V těchto učebních textech jsou zmíněny dvě z vlastností, které lze nastavit jak pro celý dokument, tak pro každý jednotlivý oddíl.

Jednou z vlastností je uspořádání celého dokumentu nebo jeho oddílu (oddílů) do více sloupců. Vícesloupcová sazba se nastavuje stejným postupem jak celému dokumentu, tak každému jednotlivému oddílu. Protože jde o stejné postupy, odkazujeme na popis v kapitole Vícesloupcová sazba v oddílu.

Rámy (Frames)

Cíl: Vložení rámu, změna velikosti, pozice, obtékání, práce s obsahem rámu

Jedním ze základních sazečských nástrojů pro rozvržení strany dokumentu je rám (angl. Frame). Z neznámého důvodu si překladatelé Wordu do češtiny umanuli používat zdrobnělinu slova rám ve tvaru rámeček, čímž se ovšem dostali do sporu s jiným, na mnoha místech často používaným významem této zdrobněliny - ohraničení. Pojem rám přechází historicky z období ruční "horké" sazby, kdy šlo o skutečný obdélníkový rám, do kterého se umísťovaly jednotlivé litery. Rozměr se přizpůsoboval zejména obsahu, bral se však ohled i na ostatní rámy tvořící jednu tiskovou stranu. Formát obsahu rámu sice podléhal (a do dneška podléhá) jistým tiskařským konvencím, z hlediska dnešních DTP systémů je však libovolný a je dán možnostmi použitého DTP systému. Např. z tohoto pohledu primitivní program Word neumí v rámu ani vícesloupcovou sazbu, pro typografii vůbec má řadu dalších omezení.

Vložení prázdného rámu

Tuto akci v celé obecnosti nabízí až nástroj Vložit vodorovný rámeček popsaný v úvodu této části učebních textů v odstavci Nastavení prostředí. V dalším se tedy bude předpokládat, že odkaz na tuto akci byl do panelu nástrojů Rychlý přístup umístěn dle návodu shora.

Rám lze jako objekt aktuálního dokumentu vložit v popisované verzi Microsoft Word několika způsoby. Jednoduché je umístit rám na začátek toho odstavce, v němž je nyní umístěn textový kurzor.

Ve cvičném dokumentu se nastaví textový kurzor např. před písmeno H na začátku odstavce Hlavní stavbou ... na první stránce. Pak:

Rychlý přístup / Vložit vodorovný rámeček

Nyní se buď ihned zobrazí prázdný rám, nebo se myší - byl-li její kurzor změněn na tenký křížek, viz poznámka níže - opíše počínaje polohou např. textového kurzoru obdélník libovolné velikosti. Bezprostředně po vložení rámu je vzhled části stránky následující:

 

 

Po vložení je rám vybrán (označen) a má nastaveno obtékání okolního textu okolo celého rámu, vodorovné ukotvení vzhledem ke stránce a svislé ukotvení vzhledem k odstavci. Pro obecné použití rámu je vhodné tato nastavení změnit dle zamýšleného použití.

Poznámka: V některých situacích není prázdný rám vložen hned po stisknutí tlačítka Vložit vodorovný rámeček, ale je třeba kurzorem (který je změněn na tenký černý křížek) opsat na požadovaném počátečním místě obdélník o požadované počáteční velikosti.

Vložení rámu s obsahem

Obsah rámu musí být v tomto případě částí obsahu dokumentu (nikoliv jiného rámu). Tato část dokumentu se označí, pak:

Rychlý přístup / Vložit vodorovný rámeček

Vytvoří se nový rám a označená část dokumentu se do něj přesune (tj. z dokumentu se vyjme). Následně lze pracovat s rámem i jeho obsahem dle následujících odstavců.

Práce s rámem

Při přípravě dokumentu je třeba rozlišovat práci s rámem jako vloženým objektem a práci s jeho obsahem. Předchozí obrázek znázorňuje situaci, kdy je vybrán celý rám jakožto vložený objekt. Při výběru myší je k takovému výběru rámu zapotřebí provést levý klik na jeho okraj (hranice). Rám se pak označí silnějším šrafovaným okrajem s vyznačenými úchytkami v rozích a ve středech stran. Tažením za úchytky lze měnit rozměry rámu, tažením za šrafovaný okraj lze měnit polohu rámu.

Pravý klik na šrafovaný okraj zobrazí kontextové menu rámu. V něm se především volí položka Ohraničení a stínování ... - po vložení nastaví program Word rámu ohraničení tenkou černou čarou, což málokdy vyhovuje. Pro účely vkládání např. obrázků do rámu je vhodnější mít rám bez ohraničení. Druhou volenou položkou z kontextového menu je Formát rámečku ...; její volba otevře formulář pro nastavení vlastností rámu (srov. s nastavením vlastností obrázku):

 

 

Ve formuláři Rámeček lze především ovlivnit automatické přizpůsobení velikosti rámu vkládanému obsahu. Např. pokud parametr Výška zůstane Nejméně, pak se bude výška rámu automaticky zvětšovat vkládáním dalšího a dalšího obsahu, třeba textu. Nastavení tohoto parametru na Přesně se automatické změně velikosti zabrání - to samozřejmě nevylučuje kdykoliv změnit velikost rámu na potřebnou velikost např. tažením za černé úchytky.

Dále je většinou vhodné zabránit - někdy nepředvídatelnému - poskakování rámu na stránce při úpravě okolního textu. Ukotvení na pevném místě na stránce se docílí odškrtnutím volby Přesouvat s textem a nastavením vodorovné a svislé pozice Vzhledem ke stránce. Konkrétní (číselná) pozice se posléze jednoduše nastaví tažením rámu za šrafovaný okraj do cílového umístění podle úvahy autora dokumentu.

Konečně se nastaví požadované (vodorovné i svislé) vzdálenosti od textu - jak blízko ještě autor dokumentu povolí přiblížení okolního textu k rámu.

Ve cvičném dokumentu je rám upraven tažením za okraj resp. za úchytky do polohy vpravo dole na první stránce a rozměrech cca 53mm x 75 mm.

Práce s obsahem rámu

Pro práci s obsahem rámu je třeba umístit textový kurzor dovnitř rámu. Tím se plocha rámu stává aktivní pro umísťování obsahu analogicky umísťování obsahu na plochu stránky. Ve cvičném dokumentu je do rámu umístěn druhý obrázek včetně titulku postupem dle kapitoly Obrázky (viz). Lze tam „ručně“ vepsat i text - vzhled části stránky pak bude obdobný následujícímu:

 

 

Program Word zdaleka neumožňuje pracovat s obsahem rámu v celém rozsahu práce se stránkou, základní postupy jsou však stejné: vkládání textu, odstavců, tabulek, obrázků.

Obecně lze však říci, že autoři programu Word práci s obsahem rámů - obtížně se hledají slušná slova - prostě se jim nepovedla. Jediný funkční způsob vložení obrázků je bez obtékání a bez ukotvení uvnitř rámu. Nelze nastavit vícesloupcovou sazbu (a tedy dělat noviny). Nelze nastavit orientaci (a tedy vkládat široké tabulky "naležato" pomocí rámu) atd. Zábavné je - pokud autor není student fofrující se svou diplomkou - zkusit přidělit odstavci uvnitř rámu styl např. Nadpis 3. Ono to jde - ale odstavec přeskočí z rámu na plochu stránky! Teprve po mnoha pokusech autor zjistí, že takový neposlušný odstavec lze označit, chytit a přetáhnout na původní místo v rámu - právě na takové legrácky však nemá diplomant čas.

Závěrem: Bohužel, na rozdíl od kvalitních DTP systémů, je smysluplné použití rámů v programu Word velmi omezené. Snad jediné, avšak poměrně rozumné využití, je pro umístění obrázků, jejich popisků a jednoduchých doprovodných textů do jednoho celku ukotveného na daném místě dokumentu. Tím se také obejde např. nemožnost seskupit obrázek a text nějakého doprovodného odstavce do jednoho celku jinak než tabulkou.

Poznámky pod čarou

Poznámky pod čarou jsou - jak název napovídá - texty vysvětlující nějaký pojem z textu. Umístěné jsou nejčastěji „pod čarou“ na konci stránky, kde se vysvětlovaný pojem vyskytuje. Word umožňuje některé poznámky umístit také společně na konec dokumentu. Vysvětlovaný pojem „nahoře“ v textu bývá v poloze horního indexu označen identifikací, podle které se jednak čtenář upozorní, že k pojmu existuje vysvětlení, jednak se jím rozliší od případných dalších poznámek na téže straně.

Umístění, formátování a další vlastnosti poznámek pod čarou jsou Wordem po vytvoření nového dokumentu standardně nastaveny tak, že obvykle zcela vyhoví. Přesto je vhodné před prvním vložením poznámky nastavení zkontrolovat postupem

Reference / Poznámky pod čarou / Pravý dolní roh

Následně je otevřen formulář Poznámka pod čarou a vysvětlivka. Tam se určí umístění, formát a způsob číslování, event. lze přiřadit jako identifikaci svůj vlastní symbol. Po provedení změn lze formulář zavřít.

Nyní se v textu označí vysvětlovaný pojem (doporučuje se celé slovo nebo posloupnost celých slov), nebo se textový kurzor umístí za poslední znak vysvětlovaného slova. Ve cvičném dokumentu to je hned za slovo „buližníkové“ v prvním odstavci dokumentu. Pak postupem

Reference / Poznámky pod čarou / Vložit pozn. pod čarou

bude jednak vložena na místo za posledním znakem označeného slova (nebo na pozici textového kurzoru) identifikace další poznámky, jednak se do spodní části stránky (nebo zvoleného umístění) „pod čáru“ vloží stejná identifikace. Za ní je možno vložit vlastní vysvětlující text. Jde-li o první poznámku na straně, budou čára a prostor pro text poznámky vytvořeny automaticky.

Pokud je posléze zapotřebí změnit atributy konkrétní poznámky, postupuje se následovně:

• Označí se dole pod čarou identifikace poznámky (tedy ne celá poznámka). Je to titěrné, chce to dobré oči a pevnou ruku, případně zvětšit zobrazení dokumentu.
• Pravý klik na označenou identifikaci zobrazí kontextové menu, ze kterého se vybere Možnosti poznámek.
• V následně zobrazeném formuláři Poznámka pod čarou a vysvětlivka se provedou požadované změny.

Záložky

Záložkou (angl. Bookmark) se rozumí pojmenované místo v dokumentu. Na toto místo (a zejména jeho atributy, jako číslo stránky, název kapitoly kde se nachází apod.) lze pak odkazovat právě pomocí autorem dokumentu zvoleného jména. Interně je záložka pojmenovanou proměnnou, do které Word může přiřazovat hodnoty dané kontextem použití záložky.

Předpokládejme, že se v textu budeme (i vícekrát) odkazovat na kapitolu „Starý Plzenec“. Například tak, že poslední větu druhého odstavce cvičného dokumentu

Od 90. let je hrad opět majetkem města Starý Plzenec.

budeme chtít rozšířit na tvar

Od 90. let je hrad opět majetkem města Starý Plzenec (viz kapitola 2: Starý Plzenec).

ovšem tak, že jak číslo kapitoly, tak název kapitoly se budou automaticky upravovat, vložíme-li v budoucnu před současnou kapitolu 2 nové kapitoly nebo změníme-li název kapitoly. Právě k tomu je zapotřebí záložka vztažená k určitému místu dokumentu, zde k textu nadpisu druhé kapitoly.

Textu nadpisu této druhé kapitoly přidělme záložku pojmenovanou třebas bmPlzenec. Označme tedy (vyberme, „obtáhněme“) právě tato dvě slova Starý Plzenec - bez znaku konce odstavce! Následně posloupností příkazů

Vložení / Odkazy / Záložka

bude zobrazen formulář pro práci se záložkami:

Po zapsání zvoleného názvu a stisknutí tlačítka přidat bude záložka na důkaz přítomnosti graficky označena hranatými závorkami kolem předmětného textu:

Jde samozřejmě o informační znaky formátování pro autora dokumentu, které se jako ostatní informační znaky netisknou.

Použití záložek popisují následující odstavce.

Odkazy, Pole

Ještě jednou zopakujme: chceme poslední větu druhého odstavce cvičného dokumentu

Od 90. let je hrad opět majetkem města Starý Plzenec.

rozšířit na tvar

Od 90. let je hrad opět majetkem města Starý Plzenec (viz kapitola 2: Starý Plzenec).

Předpokladem je vytvořená záložka bmPlzenec postupem dle předchozího textu.

Především upravme závěr poslední věty druhého odstavce (aby se nám pak lépe strefovalo) na tvar např.

Od 90. let je hrad opět majetkem města Starý Plzenec (viz kapitola XXX: YYY).

Pak lze použít dva postupy: vložením křížového odkazu, nebo použitím tzv. pole. V demonstrovaném příkladu jde o dvě místa poslední věty (XXX a YYY), které sice odkazují na stejné místo, ale pokaždé s jiným efektem. Pro obě tato místa lze použít stejného níže popisovaného postupu, nebo naopak pro každé z nich jiného.

Křížový odkaz

Označme (vyberme) nejprve text XXX. V tomto místě budeme chtít vidět číslo odstavce resp. kapitoly.

Relativně jednoduchý, ale přeci jen mírně omezený způsob doplnění závěru našeho druhého odstavce cvičného dokumentu (viz výše) nabízí posloupnost příkazů

Reference / Titulky / Křížový odkaz

Jest předložen formulář

ve kterém se zvolí:

1. Typ odkazu: Záložka
2. Vložit odkaz na: Číslo odstavce
3. Hypertextový odkaz: Nezaškrtávat
4. Pro záložku: bmPlzenec

Po stisknutí Vložit bude označený text XXX interně nahrazen polem a v dokumentu bude zobrazena jeho hodnota (zde 2).

Analogicky se označí YYY a postupuje se stejně, avšak Odkaz na (ad b.) je nutno změnit na Text záložky:

Důležitá poznámka: Je-li záložkou označen text v nečíslovaném odstavci, pak z nabídek ad b) - tj. Vložit odkaz na - funguje pouze Číslo stránky, Text záložky, a Nahoře nebo dole. Při volbě Číslo odstavce je vždy zobrazena nula.

Pole

Popsaný postup pomocí křížového odkazu je jen jednodušší způsob, jak umístit na dané místo pole s danými vlastnostmi. Vychází se tím vstříc méně zkušeným autorům, kterým možnosti nabízené křížovým odkazem postačují.

Pod pojmem Pole (angl. Field) se rozumí odkaz na tu část dokumentu, ve které se udržují informace o vazbách dokumentu jako celku na jednotlivé části jeho textu (např. právě číslo odstavce umístěné na danou textovou pozici), o interakci zíratele na dokument s dokumentem (např. dotaz na hodnotu vystupující v nějaké podmínce) apod. Pro programátora: vložené pole je odkazem na instanci objektové třídy Field.

Pro zamýšlené cíle této publikace postačují zatím z mnoha „typů“ polí dva:

1. PageRef: Page Reference - Odkaz na číslo stránky, na které je definována záložka, nebo na kterou se jinak odkazuje.
2. Ref: Reference - Odkaz na záložku nebo jiný odkazovaný objekt; poskytuje např. text záložky, její polohu vzhledem k aktuálnímu místu v dokumentu apod.

Předveďme použití polí na stejném úkolu jako shora (odkaz na kapitolu Starý Plzenec). Označme (vyberme) nejprve text XXX. V tomto místě budeme chtít vidět číslo odstavce resp. kapitoly.

Následně posloupností příkazů

Vložení / Text / Rychlé části / Pole

je zobrazen formulář „Pole“, ve kterém v levém seznamu Názvy polí vybereme Ref a následně v pravém seznamu „Název záložky“ tu naši: bmPlzenec:

Ve formuláři dále v pravé části Možnosti pole zaškrtneme (podle úvahy, nyní námi cílené) Číslo odstavce z označeného odstavce. Po uzavření tlačítkem OK bude místo označeného XXX dosazeno pole, jehož zobrazovaná hodnota bude 2.

Analogicky se postupuje pro vložení textu YYY. Označí se tentokrát YYY, stejnou posloupností příkazů se vyvolá stejný formulář, v něm se vybere stejná záložka, ale v pravé části Možnosti pole nezaškrtneme nic (!). Po uzavření tlačítkem OK bude místo dokumentu označeného YYY dosazeno pole odkazující na text dokumentu označeného záložkou; jeho zobrazovaná hodnota bude Starý Plzenec.

Důležitá poznámka: Je-li záložkou označen text v nečíslovaném odstavci, pak z nabídek funguje pouze Hypertextový odkaz, Relativní pozice odstavce (zobrazí se nahoře nebo dole), a dále stav , kdy není zaškrtnuto nic - pak se zobrazí text záložky. Při volbě některého z Čísel odstavce je vždy zobrazena nula.

Oddíly

Program Word umožňuje rozdělit dokument na logické celky, které jsou v dokumentu terminologicky označeny jako Oddíly (Divisions). Pozor - nejde o kapitoly! Důvodem zavedení oddílů je kromě jiného umožnit odlišné nastavení jen některých částí dokumentu rozdílně od dokumentu jako celku. Při rozdělení dokumentu na oddíly získá autor dokumentu možnost např. odlišného číslování stránek v jednotlivých oddílech, odlišné orientace stránek v jednotlivých oddílech, pokračování dokumentu dalším oddílem na další straně (v novějších verzích Wordu už konečně s možností na liché - na sudé) apod.

 

Poznámka: Pod typograficky správnějším pojmem zalomení oddílu se rozumí označení místa v dokumentu, kde jeden oddíl končí a druhý začíná. Nejde tedy o dvě „značky“ Konec oddílu a Začátek oddílu, jak by se z českého překladu použitého ve Wordu mohlo mylně zdát.

Vytvoření oddílu

Definovat část P dokumentu jakožto oddíl spočívá v umístění zalomení oddílu bezprostředně před část P a - pokud nejde o poslední část dokumentu - bezprostředně za část P. Předvedeno bude na části pod-kapitoly 2.1. O městě samotném už jako příprava na vícesloupcovou sazbu.

Textový kurzor se umístí před písmeno A na začátku textu druhého odstavce Archeologické nálezy ... Pak:

Rozložení stránky / Vzhled stránky / Konce

a tam

Konce oddílů / Nepřetržitě

Program Word zobrazí v dokumentu informační značku Konec oddílu (průběžně).

V tomto okamžiku je dokument rozdělen logicky tak, že počínaje tímto místem až k další značce Konec oddílu (nebo až do konce dokumentu) je vytvořen nový oddíl. Má-li být nový oddíl jen částí dokumentu, je třeba analogicky vložit další značku Konec oddílu na místo, kde podle představ autora dokumentu má oddíl končit:

Textový kurzor se umístí za tečku na konci věty ... Stará Plzeň upadala. ve třetím odstavci. Pak:

Rozložení stránky / Vzhled stránky / Konce

a tam opět

Konce oddílů / Nepřetržitě

Program Word zobrazí v dokumentu další informační značku Konec oddílu (průběžně). Tím je definován nový oddíl jako část dokumenty svým počátečním a koncovým zalomením.

Vícesloupcová sazba v oddílu

Textový kurzor se umístí kamkoliv do textu nově vytvořeného (případně již existujícího) oddílu. Pak:

Rozložení stránky / Vzhled stránky / Sloupce / Další sloupce ...

Program Word zobrazí formulář Sloupce, kde se nastaví:

• Počet sloupců: Zadá se požadovaný počet sloupců.
• Čára mezi: Pokud je požadována, volba se zaškrtne.
• Šířka sloupců a mezer: Zadají se požadované velikosti.
• Sloupce stejně široké: Pokud je požadována, volba se zaškrtne. V případě této volby propočte program Word potřebné šířky sloupců a mezer jednotně. Stačí pak měnit např. šířku mezer mezi sloupci, Word adekvátně upravuje šířku sloupců samotných.
• Použít na: Volí se Na celý oddíl.

Po uzavření formuláře je požadavek promítnut do zobrazení dokumentu. Změna existujícího nastavení se docílí opakováním výše uvedeného postupu.

Číslování stránek od určité stránky

Cíl: Očíslování stránek počínaje určitou stránkou vlastním způsobem ve zvoleném umístění

Poznámka: Obsah této části není předveden ve cvičném dokumentu.

Zejména rozsáhlejší publikace sestávají z několika logických částí, přičemž stránky každé z nich jsou číslovány jiným způsobem (popř. nejsou číslovány vůbec). Příkladem může být právě diplomová práce, kde několik prvních listů není číslováno, následující největší část je číslována od 1, stránky rozsáhlých příloh na konci publikace mohou být číslovány samostatně. Bude popsáno - stejně jako v předchozím odstavci - umístění čísla stránky do dolní části (= zápatí), a to na střed prvního řádku zápatí.

Princip spočívá v rozdělení dokumentu na jednotlivé oddíly. Stránky každého oddílu totiž mohou být číslovány samostatně, každý oddíl jiným způsobem. Do místa, kde má jeden oddíl končit a další začínat (tzv. zalomení oddílu) se vloží označení konce oddílu s tím, že následující oddíl bude začínat na nové stránce.

Textový kurzor se tedy umístí do místa, kde má jeden oddíl končit a druhý začínat. Pak:

Rozložení stránky / Vzhled stránky / Konce

a ze zobrazené nabídky se v části Konce oddílů vybere Další stránka.

Poznámka: Má-li se jiné číslování stránek týkat jen "vnořené" části dokumentu, vloží se analogicky další zalomení oddílu tam, kde má právě vytvářený oddíl končit.

Textový kurzor se poté umístí kamkoliv na první stránku nově vzniklého oddílu. Pak stejně jako v předchozím odstavci:

Vložení / Záhlaví a zápatí / Zápatí

kde se vybere dole položka Upravit zápatí.

Po této volbě se znepřístupní obsahová část stránky a naopak se zpřístupní Záhlaví a Zápatí, přičemž textový kurzor bude v tomto případě aktivní v části Zápatí, a to na první pozici jeho prvního řádku. Zároveň bude v pásu karet zobrazena karta Nástroje záhlaví a zápatí - Návrh. Pokud bylo dříve přiděleno dokumentu číslování stránek, je v části zápatí zobrazeno průběžné číslo stránky ve formátu převzatém z předchozího oddílu.

Pro autora dokumentu podstatná informace spočívá ve zobrazení vodorovné přerušované čáry bezprostředně nad zápatím. Na jejím levém okraji je s podbarveným pozadím umístěn text typu např. Zápatí - Oddíl 2 - (s číslem aktuálního oddílu), na pravém okraji text Stejné jako minulé. V tomto okamžiku (protože zápatí skutečně pokračuje z předchozího oddílu) je dále aktivní volba

Nástroje záhlaví a zápatí / Návrh / Navigace / Propojit s předchozím

Tuto volbu je nutno "vymáčknutím" zrušit. Tím se odstraní informační text Stejné jako minulé a vazba na zápatí předchozího oddílu je zrušena.

Zbývá nastavit počáteční číslo stránky tohoto oddílu a jeho formát (i když je vazba na předchozí oddíl zrušena, číselné hodnoty a formáty jsou stále v přejatém tvaru). V zápatí se tedy označí pole s číslem stránky a pak:

Nástroje záhlaví a zápatí / Návrh / Záhlaví a zápatí / Číslo stránky / Formát - číslování stránek ...

čímž se zobrazí formulář Formát čísel stránek. V něm autor dokumentu nastaví požadovaný formát číslování a zejména v části Číslování stránek zvolí požadované číslo ve volbě Začít od.

Po provedení event. dalších změn v zápatí se práce se zápatím ukončí:

Nástroje záhlaví a zápatí / Návrh / Zavřít / Zavřít záhlaví a zápatí

Zcela analogicky se postupuje při úpravě záhlaví, je-li třeba přerušit přejímání čísel a formátu v záhlaví stránek dokumentů.

Různá orientace stránek

Pomocí oddílů lze docílit občas šikovně využitelného efektu. Je-li nutno v textu dokumentu prezentovat např. tabulku, jejíž šířka přesahuje šířku (svislé, portrait) stránky, možná by se vešla na otočenou (vodorovnou, landscape) stránku. Vyzkoušejme to - byť nesmyslně, ale rychle - na následujícím zadání: všechny stránky nechť jsou v dokumentu svislé, jen stránka s celou pod-kapitolou 2.3. Bohemia Sekt bude vodorovná.

Využije se toho, že orientace stránky (stránek) obsahující jeden oddíl je definována jako vlastnost oddílu. Nejprve tedy umístěme celou zmíněnou část textu do jednoho (nového) oddílu. Před jeho první odstavec (a tedy za poslední odstavec předchozí části) vložíme zalomení oddílu s pokračováním na další stránce. Stejně tak za jeho poslední odstavec (a tedy první odstavec následující části) vložíme stejné zalomení oddílu.

Vytvoření oddílu je detailně popsáno shora. Pro popisovaný konkrétní účet umístíme kurzor před písmeno B v nadpisu Bohemia Sekt, a pak posloupností příkazů

Rozložení / Vzhled stránky / Konce

získáme nabídku, ze které v části Konce oddílů zvolíme Další stránka. Analogicky stejné zalomení oddílu vložíme před Ch v nadpise následující kapitoly Chateau Radyně.

Následně umístíme textový kurzor kamkoliv dovnitř kapitoly Bohemia Sekt (která nyní už tvoří jeden oddíl), a z nabídky

Rozložení / Orientace

volíme Na šířku. A je to.

Hromadná korespondence

Velmi zjednodušeně: Hromadná korespondence umožňuje na základě jednoho vzorového dokumentu a jednoho seznamu dat generovat násobně kopie vzorového dokumentu, v nichž jsou obecně označená místa nahrazena konkrétními datovými hodnotami, každá kopie z jednoho řádku seznamu. Předpokládá se, že ve finální části budou (ale ne nutně) výsledné kopie vytisknuty na tiskárně s vloženým mediem jistého rozměru jisté kvality - např. kancelářský papír formátu A4 gramáže 80 g/m².

Lze to schematicky znázornit např. takto:

Vzorový dokument s místy substituce dat + Seznam dat s názvy sloupců odpovídajících místům substituce		První generovaný dokument s daty prvního řádku seznamu
	=	Druhý generovaný dokument s daty druhého řádku seznamu
		Třetí generovaný dokument s daty třetího řádku seznamu

Schéma se vztahuje k typu dokumentu, kterým je klasický dopis. Stejnou logiku Word používá pro další typy dokumentů, např. obálky nebo adresní štítky.

V následujících odstavcích popíšeme postup při generování dopisů analogických výše uvedenému schématu.

Poznámka: Jako zdroj dat umí Word zpracovat řadu formátů souborů. Pro názornost budeme vysvětlovat na formátu sešitu vytvářeného např. programem Excel.

Příprava vzorového dokumentu

Z metodického hlediska je úplně nejlepší jako první krok připravit dokument (zde tedy jako dopis) bez ohledu na nějakou substituci a hromadnou korespondenci. Prostě jako bychom psali konkrétní osobě s jejími konkrétními daty:

Vážená paní
Mgr. Jana Nováková
Zde

Vážená paní kolegyně,

s radostí Vám oznamuji, že si naše firma přes obtíže s vládou a koronavirem
stojí velmi dobře. Dovolí nám to udělat Vám ne sice všechno, co vám na očích
vidíme, ale aspoň malou radost ve formě zvýšení platu. Ve Vašem případě to
činí 5% z vašich současných 20000 Kč, tedy budete mít o celých 1000 Kč více.

Přeji Vám nejen pevné nervy s námi jako doposud, ale navíc pevné zdraví v nelehké době.

Za představenstvo naší firmy „Kladivo Sem Kladivo Tam“

Jan Novák

V Dolním Horní dne 22. 2. 2021

Nyní je vhodné sami sobě názorně ujasnit, která části se budou dopis od dopisu (z hlediska dat) měnit; vyznačme to pro výukové účely graficky:

Vážená paní
Mgr. Jana Nováková
Zde

Vážená paní kolegyně,

s radostí Vám oznamuji, že si naše firma přes obtíže s vládou a koronavirem
stojí velmi dobře. Dovolí nám to udělat Vám ne sice všechno, co vám na očích
vidíme, ale aspoň malou radost ve formě zvýšení platu. Ve Vašem případě to
činí 5% z vašich současných 20000 Kč, tedy budete mít o celých 1000 Kč více.

Přeji Vám nejen pevné nervy s námi jako doposud, ale navíc pevné zdraví v nelehké době.

Za představenstvo naší firmy „Kladivo Sem Kladivo Tam“

Jan Novák

V Dolním Horní dne 22. 2. 2021

Dále ujasníme, na základě čeho a jak se budou označené části měnit. Z horního schématu je zřejmé, že to bude na základě dat v tabulce. Na tato místa budou vkládána tzv. pole (viz také stručnou zmínku shora).

Se jménem, příjmením apod. je to zřejmé: na tato místa budou dosazeny přímé hodnoty z konkrétního sloupce (např. ze sloupce Příjmení). Na tato místa v dokumentu Word dosadí pole terminologicky nazvaná Slučovací pole. Tabulka tedy bude muset obsahovat nejméně sloupce

 

• Titul: datový typ Text.
• Jméno: datový typ Text.
• Příjmení: datový typ Text.
• Procenta (zvýšení): datový typ Číslo.
• Současný plat: datový typ Číslo.

 

Další případná datová pole však zasluhují trochu analýzy. Především už oslovení v úvodu dopisu. Pro dámy je třeba uvést text „Vážená paní“, pro pány text „Vážený pane“. Je sice pravdou, že konkrétní texty by mohly být obsaženy přímo v datech v dalším sloupci - ovšem obdobné je to s dalším textem „Vážená paní kolegyně“. Oba dva texty jsou společně závislé na pohlaví zaměstnance. Word umožňuje kromě zmíněných slučovacích polí vložit do textu tzv. pravidla, jejichž zobrazovaná hodnota se mění na základě nějaké podmínky. Zde je podmínka evidentní: jde-li o ženu, bude zobrazen jeden text, v opačném případě jiný. V datech tedy je vhodné mít sloupec Pohlaví. Pouze na nás záleží, jak budeme pohlaví uvádět: na max. 4 znaky (Žena, Muž), na jeden znak (Ž, M), jako číslo (1, 0 - žena je vždy jednička, muž opačně :-). Asi by nebylo vhodné jako datový typ volit logickou hodnotu Ano, Ne - sloupec Pohlaví=Ano by pak mohl být srandisty interpretován jako „Pohlaví má“. V tomto případě by bylo vhodnější nazvat sloupec ne Pohlaví ale např. Žena - hodnota je pak skutečně logická: Ano nebo Ne.

Dále údaj, o kolik se plat zvýší. I tento údaj by mohl být ve zdrojové tabulce dat jako vypočítávaná hodnota (viz v Excelu Formule začínající =). Mezi mnoha typy polí je ale ve Wordu typ Vzorec (Formula), který přímo vybízí k použití v kontextu výpočtu nárůstu platu při známém základu a počtu procent. Nepůjde tedy o další data ve zdrojové tabulce dat.

Posledním místem úvahy je poslední místo dokumentu: datum odeslání dopisu. Je zřejmé, že by to mělo být datum generování rozesílaných dopisů, tj. aktuální datum. Tento údaj je zobrazen pro vložené pole typu Date. Rovněž tedy nepůjde o hodnotu z datového zdroje.

Závěrem: Do vzorového dokumentu budou vkládána tato pole:

 

• Pohlaví: data sloupce tabulky, datový typ Text (zvolme kódování „z“, „m“).
• Oslovení v adresní části: pravidlo dle pohlaví.
• Oslovení před vlastním textem:: pravidlo dle pohlaví.
• Nárůst platu: pole typu Vzorec.
• Datum generování: pole typu Dnešní datum (Date).

 

Tím máme hotovy podklady pro přípravu dat. Je možno přípravu vzorového dokumentu přerušit a věnovat se přípravě dat podle následující kapitoly.

Pro procvičování je příklad dokumentu (s neoznačenými částmi) jako soubor DOPISVZOR.DOCX ke stažení zde.

Příprava dat

Jak vyplývá ze schématu, před vlastním generováním je zapotřebí připravit seznam dat. Při přípravě funkčního vzorového dokumentu už se totiž používají názvy sloupců dat a seznam dat tedy musí existovat (alespoň jeho struktura, nemusí být vyplněna všechna data).

Seznam dat je možno připravit v řadě nejrůznějších formátů. Mnoho používaných programových systémů buď přímo pracuje s daty ve formátu sešitu Excelu, nebo je alespoň dovede jako sešit Excelu exportovat. Přidržme se tedy tohoto formátu.

Data je v sešitu nutno zapsat jako tabulku ohraničenou alespoň jedním prázdným sloupcem vpravo a také vlevo (není-li jejím prvním sloupcem sloupec A) a alespoň jedním prázdným řádkem dole a také nahoře (není-li jejím prvním řádkem řádek 1).

Ideální je umístit tabulku dat v takovém listu sešitu, kde už nic dalšího není. Pokud by tam bylo umístěno více (nepřekrývajících se) tabulek, nabízí Word jako první tabulku první zleva nahoře. S ostatními pak nakládá Word mírně zmateně, je dobré se takové situaci vyhnout.

Požadavky předchozích dvou odstavců nemusí být splněny, pokud data tvoří pojmenované obdélníkové oblasti.

Je velmi výhodné pro použití v hromadné korespondenci, aby v prvním řádku tabulky byly zapsány jedinečné nadpisy sloupců, pomocí kterých se místa substituce ve vzorovém dokumentu budou označovat zcela zřetelně.

Pro procvičování je příklad sešitu s daty jako soubor ZAMEST.XLSX ke stažení zde. Je nutno ho umístit do stejné složky jako předchozí DOPISVZOR.DOCX.

Pokračování přípravy vzorového dokumentu

Pokračujme tedy v přípravě dokumentu DOPISVZOR.DOCX (zatím jde o „normální“ dokument Wordu) pro použití v hromadné korespondenci.

Typ dokumentu

Primárně musí Word vědět, o jaký typ dokumentu půjde. Posloupností příkazů

Korespondence / Spustit hromadnou korespondenci / Spustit hromadnou korespondenci

jest zobrazena nabídka, ze které volíme Typ dokumentu. Zde tedy „Dopisy“.

Seznam dat

Sekundárně musí Word vědět, kde se nachází datový zdroj, ze kterého bude substituovat data. Posloupností příkazů

Korespondence / Spustit hromadnou korespondenci / Vybrat příjemce

bude zobrazena nabídka, ze které volíme Použít existující seznam. Seznam skutečně existuje, je nachystán v konkrétním sešitu. Ten lokalizujeme následně zobrazeným dialogem pro otevření souboru; v nadpisu dialogu bude zobrazeno Vybrat zdroj dat nebo významově ekvivalentní text podle verze Office. Najdeme ZAMEST.XLSX v tom adresáři, kam jsme ho v předchozích krocích umístili nebo vytvořili.

Různé typy zdrojů mohou obsahovat množství tabulek. Proto se při volbě sešitu Excelu dotáže Word formulářem Vybrat tabulku na její umístění. Zde se projeví výhoda pojmenovaných obdélníkových oblastí: mezi nabídkami jsou právě tato námi zvolená jména. Pokud jsme nepoužili pojmenovaných oblastí, volíme mezi jmény celých listů, kde Word hledá první obdélníkovou oblast zleva a shora.

Upozornění: Ve zmíněném formuláři Vybrat tabulku se sice objeví jména oblastí, ale jen jména autorem sešitu definovaných. Neobjeví se tam např. jména „excelových tabulek“ (Excel Tables, v dřívějších verzích Office logičtěji označovaných jako Seznam) vytvořených Excelem z hlavního menu Vložení / Tabulky / Tabulka.

Substituce přímou hodnotou

Postupně budeme určovat přímou vazbu mezi jednotlivými místy dokumentu (např. Nováková) a příslušným datovým polem (např. Příjmení). Označme tedy text Nováková. Následně posloupností

Korespondence / Zapsat a vložit pole / Vložit slučovací pole

je zobrazen seznam jmen sloupců datového zdroje (zde v předchozím kroku označené obdélníkové oblasti listu sešitu). Výběr Příjmení se projeví nahrazením textu Nováková symbolicky polem «Příjmení».

Word provedl ve skutečnosti to, že nahradil označený text tzv. Polem (Field). Pole je jedním z důležitých nástrojů pro automatizaci mnoha činností - např. pro vytváření obsahu, výpočtu vzorců, a právě pro hromadnou korespondenci. Pro typ vloženého pole s přímou vazbou na data sloupce tabulky zvolili autoři Wordu označení Merge Field (Slučovací pole). Pole se stává proměnnou s názvem rovným jménu sloupce (tedy tím, co je zobrazeno mezi znaky « a ») a v dalším je možno se na ni odkazovat symbolicky právě jejím názvem. Lze se o tom přesvědčit pravým kliknutím na vytvořené pole «Příjmení» a z nabídky vybrat Upravit pole. Bude zobrazen formulář Pole, ve kterém je v levém seznamu označen typ pole (MergeField) a ve střední části nahoře název pole (Příjmení).

Analogický postup uplatníme na titul, jméno, procenta (zvýšení) a plat.

Substituce na základě pravidla

Jedním z typů polí definovaných Wordem pro vložení do dokumentu je pole IF (název překládaný jako „Podmíněné použití argumentu“), známé programátorům ve VBA jako funkce IIF stejně jako gangstersky rádoby počeštěného Excelu jako funkce KDYŽ.

Protože se o autorech publikací předpokládá, že nejsou programátoři ani pokročilí uživatelé Excelu (ani majitelé hlavy s paměťovou kapacitou blížící se ∞), vytvořili pro ně autoři Wordu generátory syntakticky správného tvaru některých vkládaných polí. Devět (ve Wordu 2010 i 2016) z nich pro účely hromadné korespondence jsou nazvány Pravidla a jsou k disposici v pásu karet Korespondence.

Zde cílíme ke zobrazení textu „Vážená paní“ resp. „Vážený pan“ v úvodu dopisu v závislosti na pohlaví adresáta, což je podmíněno hodnotou datového pole Pohlaví. Označíme tedy (zatím „natvrdo“ vložený) text Vážená paní. Po aktivaci příkazů

Korespondence / Zapsat a vložit pole / Pravidla

jest zobrazena nabídka (zmíněných devíti) tzv. Pravidel. Ekvivalentní pole Wordu generuje položka nabídky „Pokud...pak...jinak“. Jejím zvolením je předložen formulář Vložit pole Wordu: Pokud, který vyplněn následovně vkládá odpovídající pole:

Původní označený text je nahrazen polem IF. Jeho tvar (pro zvídavé) je

IF Pohlaví = "z" "Vážená paní" "Vážený pan"

Analogicky vložíme oslovení před vlastním textem dopisu - buď „Vážená paní kolegyně“ nebo „Vážený pane kolego“.

Poznámka: To, že vycházíme z předem označeného textu, je pro pohodlí autora. Označený text je nahrazen ... atd. Nahrazení označeného textu polem odpovídá obecně vložení pole na pozici textového kurzoru.

Vložení výpočtu - vzorec

Vložené „slučované“ pole je de facto vložením proměnné přístupné identifikátorem pole. Zatím máme vložena pole s identifikátory Procenta a Plat. Cílíme k informaci, o kolik bude mít zaměstnanec vlastně víc (nebo míň při záporných procentech).

Má-li teď plat rovný hodnotě datového pole Plat a procenta změny platu v datovém poli Procenta, pak jedno procento je Plat/100, Procenta platu pak činí nárůst o Plat/100*Procenta. Proto označíme text 1000 (pozor, zatím jde o text, nikoliv o číselnou hodnotu), a zkusíme

Vložení / Text / Rychlé části / Pole ...

Bude otevřen formulář Pole, ve kterém volíme hned první z typů polí (mylně nazývaný Název pole, správně Typ pole) označený jako =(Formula) (ten je většinou implicitně nabízený). Jediné rozumné - kromě stornování - je stisknout tlačítko v pravé části Vzorec... čímž se dalším formulářem Vzorec umožní konečně zadat cílený vzorec:

Jak vidno zříti, lze zadat i formát; zde pro lepší čitelnost s tisícovým oddělovačem.

Po odeslání formuláře tlačítkem OK se však autor dokumentu vyděsí (jeden z mnoha důvodů, proč nemáme rádi program Word): namísto očekávané nějaké rozumné informace se na místě původního textu objeví tučné výhružné sdělení:

    !Nedefinovaná záložka, PLAT

Kontrolou (pravý klik na toto pole a volba Upravit pole) nezjistíme nic podezřelého, při následném náhledu výsledků to správně funguje, tak nyní jen kroutíme hlavou. Asi záměrné procvičování krčních obratlů ztuhlých mnohahodinovým nehybným home-office.

Vložení aktuálního data

Aktuální datum - má-li se s každým otevřením dokumentu měnit - je v dokumentu uloženo jako Pole (Field) obdobně jako shora zmíněné prvky hromadné korespondence. Toto pole však s hromadnou korespondencí nesouvisí, lze vložit do jakéhokoliv „normálního“ dokumentu. Word nabízí pro vložení kalendářního data (event. času event. obojího) dva postupy: pro laiky a pro znalce. V obou případech je pole vloženo na pozici textového kurzoru nebo nahradí označený text. Protože v našem vzorovém dopise máme datum jako text cvičně napsáno (abychom viděli, jak to bude vypadat), nejprve tento text pro oba dva postupy označíme.

Postup pro laiky: Posloupností příkazů

Vložení / Text / Datum a čas

je předložen formulář, ze kterého autor vybere požadovaný formát. Pro daný účel je třeba zaškrtnout Aktualizovat automaticky:

Po odeslání formuláře bude původně označený text interně nahrazen polem (o čemž laik ani nemusí vědět), v daném místě bude zobrazena datumová resp. časová hodnota ve zvoleném formátu.

Pokud by v tomto formuláři před jeho odesláním nebyl vyznačen požadavek na automatickou aktualizaci, nevložil by Word do dokumentu pole, ale „normální“ text odpovídající současnému datu resp. času. A tento text bude při otevření dokumentu třeba za týden nebo za měsíc pořád stejný.

Postup pro znalce: Posloupností příkazů

Vložení / Text / Rychlé části / Pole ...

je předložen formulář Pole, ze kterého autor vybere v levém sloupci (Názvy polí) logicky pole Date. Ve střední části pak vybírá formát, který považuje za nejvhodnější:

V pravé části je možno rovněž stanovit, podle jakého kalendáře má být kalendářní datum zobrazeno.

Po odeslání formuláře bude původně označený text interně nahrazen polem, v daném místě bude zobrazena datumová resp. časová hodnota ve zvoleném formátu. Znalec ovšem pravým klikem na toto místo v dokumentu a volbou Upravit pole znovu otevře formulář Pole a může měnit, cokoliv poli měnit lze.

Takový znalec ovšem hodně brzy zjistí, že pole vložené laikem a jím se liší. Laik totiž popsaným postupem vloží pole typu „Time“, zatímco znalec pole „Date“. Ve formuláři Pole v seznamu polí skutečně obě tato pole jsou. Rozdíl je pouze v parametrech - zatímco v poli Date je možno zvolit i kalendář odlišný od gregoriánského (přesněji implicitního v dané instalaci Office podle národního prostředí), v poli Time to nejde. V obou polích však lze nastavit požadovaný formát, znalec může dokonce zadat svůj, odlišný od nabízených.

Pro zvídavé:

 

• Islámský kalendář Hidžra je lunární kalendář, který byl zaveden chalífou Umarem roku 637. Jeho počátek byl stanoven na rok 622, kdy byla uskutečněna hidžra = přesídlení proroka Mohameda z Mekky do Medíny. Např. 10. února 2021 je podle islámského kalendáře 27. den měsíce džumádá l-áchira roku 1442. Islámský kalendář má 12 měsíců, o délce střídavě 30 a 29 dnů, první měsíc muharram má dnů 30. Jeho rok má tedy 354 dnů a je o 11 dnů kratší než rok gregoriánského kalendáře. Oba kalendáře se tak vůči sobě pohybují. Přibližně jednou za 33 let se rozdíl mezi letopočty sníží o jeden rok. V roce 20 874 se letopočty islámského a gregoriánského kalendáře srovnají.
• Indický národní kalendář je oficiálním občanským kalendářem používaným v Indii. Roky se v něm počítají podle éry Šaka, která začala v roce 0; ten byl rokem 78 podle křesťanské éry. Oficiálně začal být požíván prvního dne měsíce čaitra roku 1879 éry Šaka, dle gregoriánského kalendáře 22. března 1957. Přestupný rok se určí tak, že se k příslušnému roku přičte 78 a je-li výsledkem přestupný rok podle gregoriánského kalendáře, je i daný rok indického kalendáře přestupný.
• Již několik desetiletí používá Saúdská Arábie a několik sousedních států na Arabském poloostrově (např. Bahrajn, Katar) vypočítaný lunární kalendář, který se běžně označuje jako „kalendář Um al-Qura“ (nebo také Umm al-Qura). Data jsou stanovena Ústavem astronomického a geofyzikálního výzkumu Saudskoarabského národního centra pro vědu a technologie (nyní přejmenovaného na King Abdulaziz City for Science and Technology) v Rijádu a vychází z moderních astronomických teorií slunce a měsíce. Tento kalendář je výchozím kalendářem v software Microsoftu v arabských mutacích.

 

Vizuální kontrola správnosti

V tomto okamžiku by měl být vzorový dopis kompletně připraven - jak vlastní text, tak označena místa vložení dat ze seznamu i dalších konstrukcí.

Před vlastním generováním mnoha kopií s dosazenými daty (ale i kdykoliv v průběhu přípravy vzorového dokumentu) lze nahlédnout, jak budou jednotlivé generované kopie s dosazenými daty jednotlivých řádků vypadat. K tomu slouží posloupnost příkazů

Korespondence / Náhled výsledků / Náhled výsledků

V této posloupnosti naposledy aktivovaný příkaz Náhled výsledků je tlačítko, které zůstane aretované do dalšího stisknutí. Přepíná režim běžné práce s textovým dokumentem do režimu práce s dosazenými daty. Data kterého řádku dat jsou právě dosazena (a v dokumentu zobrazena) určuje ovládací prvek Data Navigator, v následujícím obrázku zakroužkovaný:

 

 

Klik na šipku doleva posune řádek záznamu o jeden zpět (resp. na první pro šipku se zarážkou), klik na šipku doprava posune řádek záznamu o jeden vpřed (resp. na poslední pro šipku se zarážkou). I v tomto režimu je možno text dokumentu běžně upravovat.

„Vymáčknutím“ tlačítka Náhled výsledků se režim vrací k běžné práci s dokumentem.

Generování kopií s dosazenými daty

Sloučený dokument

Jeví-li se vše i po prohlédnutí náhledu v pořádku, lze vygenerovat nový dokument, označovaný jako sloučený. Tento dokument bude otevřen, ale ještě nebude uložen - v tomto okamžiku budou tedy v prostředí programu Word otevřeny dva dokumenty. Generování a otevření sloučeného dokumentu zajistí posloupnost příkazů

Korespondence / Dokončit / Dokončit a sloučit / Upravit jednotlivé dokumenty

Sloučený dokument obsahuje kopie vzorového dokumentu s dosazenými daty: pro jeden řádek dat jedna kopie. Jednotlivé kopie tvoří ve sloučeném dokumentu jednotlivé oddíly, zalomení oddílů jsou s pokračováním na další stránce. Je-li tedy vzorový dokument na jediné stránce, bude mít sloučený dokument tolik stránek, kolik je řádků dat.

Sloučený dokument lze pak zpracovávat jako jakýkoliv jiný dokument. Nejdříve asi Uložit jako, pak třeba vytisknout - celý nebo jen některé stránky, v některých kopiích upravovat jen některé části apod.

Výběr dat

Do sloučeného dokumentu mohou být generovány kopie s dosazenými daty určeného datového zdroje jen z konkrétních řádků v konkrétním pořadí. K tomu (a nejen k tomu) slouží posloupnost příkazů

Korespondence / Spustit hromadnou korespondenci / Upravit seznam příjemců

která otevře formulář

 

 

V něm je především možno odkazy Upřesnit seznam příjemců v pravé dolní části nastavit požadované řazení a filtrování. Filtr (= podmínka pro použití jen některých řádků) je zadávána matematikovi zcela jasným logickým výrazem s operátory and a or, jejichž operandy jsou operace s relačními operátory. Otázkou je však použití tohoto nástroje nematematikem - ten, zvláště při menším počtu dat - raději použije zaškrtávacích polí ve zcela zřejmém významu: použít data tohoto řádku nebo nepoužít.

 

 

 

 

Literatura a další výukové zdroje

[1] Informatika. In: Wikipedie: Otevřená encyklopedie [online]. Wikimedia Foundation, 2003. [cit. 13.2.2021]. Dostupné z: https://cs.wikipedia.org/wiki/Informatika